Automatyczna windykacja to sekwencja przypomnień o płatnościach, która startuje sama z terminem faktury, a gdy klient nadal nie płaci, przechodzi do noty odsetkowej i wezwania do zapłaty. Każdy krok zapisuje się w programie, więc wiadomo, co wysłano i kiedy.
Decyzje, które wymagają rozmowy, zostają przy człowieku: rozłożenie płatności, spór o fakturę, eskalacja. Sekwencję i treści ustalamy razem, a każdy szablon akceptujesz przed startem.
Pracujemy w programach, które znasz:
Liczymy czas na jedną zaległą fakturę: szukanie kontaktu, wiadomość albo telefon, wpis w historii i kolejne przypomnienie. Drugi efekt, czyli szybsza płatność, liczymy osobno w tekście poniżej.
Źródło: Kodeks cywilny, art. 118 i 120 (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795)
Źródło: Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, art. 7 ust. 2
Źródło: Kodeks cywilny, art. 123 § 1 (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795)
| Firma | Po terminie / mies. | Ręcznie, h / rok | Zostaje, h / rok | Oszczędność / rok |
|---|---|---|---|---|
| Mała firma | 30 | 90 | 18 | 4 824 zł |
| Średnia firma | 120 | 360 | 72 | 19 296 zł |
| Duża firma | 400 | 1 200 | 240 | 64 320 zł |
Założenia: 15 minut na zaległą fakturę (szukanie kontaktu, wiadomość lub telefon, wpis w historii, kolejne przypomnienie). Zostaje 3 minuty na decyzje o eskalacji i sprawy sporne. To założenia do sprawdzenia na Mapie Oszczędności.
Skąd stawka: według GUS przeciętne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw we wrześniu 2026 r. wyniosło 9 266,48 zł. Po doliczeniu kosztów pracodawcy (ok. 20,5%) i podzieleniu przez średnio 167,3 godziny w miesiącu wychodzi około 67 zł za godzinę. Tę stawkę przyjmujemy we wszystkich wyliczeniach na stronie. Źródło: GUS: Sytuacja społeczno-gospodarcza kraju, wynagrodzenia (23.10.2026).
Sześć kroków, które dziś zjadają czas i często zostają bez odpowiedzi.
Klient dostaje wiadomość przed terminem z numerem faktury i kwotą. Wiele zaległości zaczyna się od zwykłego przeoczenia.
Kolejne wiadomości idą według harmonogramu: w dniu terminu oraz po 3, 7 i 14 dniach.
Gdy termin minie, program wylicza odsetki za zwłokę i przygotowuje notę z wyliczeniem dni i stawki.
Po notach przygotowujemy wezwanie z terminem płatności i wysyłamy je tak, żeby zostały dowody wysyłki.
Zestawienie pokazuje, kto płaci, kto zwleka i ile pieniędzy czeka na zapłatę. Dostaje je zarząd albo księgowa.
Zaległości powyżej ustalonej kwoty, sporne faktury i klienci z historią zwłoki trafiają do osoby, która rozmawia z dłużnikiem.
Faktura po terminie to nie tylko czas na telefony. Pieniądze czekają w należnościach, a firma finansuje klienta z własnego konta. Im dłużej zwlekasz z przypomnieniem, tym trudniej o płatność.
W transakcjach handlowych między firmami odsetki za opóźnienie przysługują wierzycielowi bez wezwania, od dnia wymagalności, chyba że strony uzgodniły wyższe odsetki. Stawka to odsetki za zwłokę z Ordynacji podatkowej, czyli 200% podstawowej stopy kredytu lombardowego NBP. Gdy umowa nie określa stopy, przy innych długach stosuje się odsetki ustawowe za opóźnienie: stopę referencyjną NBP plus 5,5 punktu procentowego, zgodnie z art. 481 § 2 KC.
Nota odsetkowa pokazuje wyliczenie za każdy dzień zwłoki. Dzięki temu klient widzi kwotę, a Ty nie liczysz jej ręcznie.
Sekwencja jest stała, ale ton i liczba wiadomości zależą od klienta. Każdy krok wysyłamy tylko wtedy, gdy poprzedni nie przyniósł płatności albo odpowiedzi.
Trzy dni przed terminem klient dostaje przypomnienie z numerem faktury, kwotą i sposobem zapłaty.
Krótka informacja: faktura jest wymagalna, a płatność można zrobić od ręki z podanym numerem.
Druga wiadomość pyta o płatność i proponuje kontakt. Jeśli klient odpowiedział, sprawa wraca do człowieka.
Wysyłamy notę odsetkową z wyliczeniem za dni zwłoki i zapowiedź wezwania do zapłaty.
Gdy płatności nadal nie ma, przygotowujemy wezwanie z terminem. Decyzję o wysłaniu zatwierdza zleceniodawca.
Terminy i treści ustalamy z Tobą, bo każdy klient to inna relacja. Bez akceptacji szablonu nic nie wychodzi z firmy.
Przedawnienie biegnie niezależnie od tego, czy klient wie o długu. Dla roszczeń z działalności gospodarczej termin wynosi 3 lata od wymagalności. Wezwanie do zapłaty nie przerywa biegu tego terminu, dlatego planujemy je jako krok przed pozwem, a nie jako sposób na wydłużenie czasu.
Przy fakturach, które wiszą od dłuższego czasu, pierwszym krokiem jest sprawdzenie terminów. Lista zaległości z datami wymagalności pokazuje, które roszczenia są pilne.
Automat nie zastępuje firmy windykacyjnej ani sądu. Wskazuje jednak moment, w którym sprawa wymaga decyzji człowieka: pozwu, nakazu zapłaty albo przekazania sprawy dalej. Ustalamy te progi przed startem.
Najwięcej czasu oszczędza połączenie z programem, w którym powstają faktury. Wtedy status płatności wraca do sekwencji sam, a wysłana wiadomość zapisuje się przy kontrahencie. Przed startem sprawdzamy, jaki dostęp do faktur i statusów daje Twój program.
Jeśli połączenia nie ma, pracujemy na eksporcie listy należności. Gdy zaległości dotyczą wielu klientów z jednego biura, historia kontaktów powinna być w jednym miejscu, co opisujemy na stronie wdrożenia CRM.
Pokazujesz, ile faktur idzie po terminie, jak dziś wyglądają przypomnienia i którzy klienci są dla Ciebie najważniejsi.
Koszt ręcznej pracy, progi eskalacji, lista szablonów do akceptacji i stała cena.
Najpierw testy na fakturach testowych, potem sekwencja dla prawdziwych faktur, z Twoją akceptacją pierwszych wysyłek.
Porównujemy czas obsługi zaległości i liczbę faktur zapłaconych po pierwszym przypomnieniu z celem z umowy.
1
Liczymy dziś czas obsługi zaległości i liczbę faktur bez przypomnienia. Cel wpisujemy do umowy, na przykład „każda faktura po terminie ma przypomnienie w ciągu jednego dnia roboczego”.
2
Ustawiamy sekwencję, notę odsetkową i monitoring. Przez 30 dni od uruchomienia poprawiamy treści i harmonogram bez dopłat.
3
Po 30 dniach porównujemy wynik z logiem wysyłek i z celem z umowy. Jeśli cel nie został osiągnięty, zwracamy 100% inwestycji, czyli całą kwotę za wdrożenie.
Im więcej zaległych faktur w miesiącu i im więcej kanałów kontaktu (mail, SMS, pismo), tym więcej szablonów do przygotowania.
Program fakturowy, arkusz albo CRM. Każde źródło daje inny dostęp do statusu płatności, a to wpływa na czas wdrożenia.
Mapa Oszczędności, sekwencja przypomnień, nota odsetkowa, szablon wezwania, monitoring należności i poprawki przez 30 dni.
Projekty są szyte na miarę: od kilkuset złotych do kilkudziesięciu tysięcy złotych, najczęściej od 2 000 do 14 000 zł, zależnie od wielkości firmy i liczby powiązanych systemów. Dokładną cenę poznajesz przed startem, na Mapie Oszczędności. Nie rośnie w trakcie wdrożenia i nie zależy od procentu Twoich oszczędności.
Przy 120 zaległych fakturach miesięcznie oszczędność czasu wynosi 19 296 zł rocznie. Wdrożenie w widełkach od 2 000 do 14 000 zł zwraca się w czasie od około 1,2 do około 8,7 miesiąca. Osobno liczy się szybsza płatność, bo pieniądze wracają wcześniej.
Mapa jest bezpłatna i zostaje u Ciebie, nawet jeśli nie zdecydujesz się na wdrożenie.
Najpierw przypomnienie przed terminem, potem w dniu płatności i po 3, 7 i 14 dniach. Przy zwłoce wysyłamy notę odsetkową, a gdy płatności nadal nie ma, wezwanie do zapłaty z terminem. Sprawy sporne i duże kwoty trafiają do człowieka.
Nie. Samo wezwanie nie przerywa biegu przedawnienia. Przerywa je czynność przed sądem albo uznanie roszczenia przez dłużnika (art. 123 § 1 Kodeksu cywilnego).
Wdrożenie automatycznej windykacji ma stałą cenę po Mapie Oszczędności. Koszty dochodzenia długu w sądzie albo przez firmę windykacyjną to osobne koszty i zależą od konkretnej sprawy.
Wiadomości są rzeczowe, z numerem faktury i kwotą, a ton ustalamy z Tobą. Dla stałych klientów można wydłużyć harmonogram albo przekazać sprawę do rozmowy zamiast wysyłać kolejną wiadomość.
W transakcjach handlowych odsetki za opóźnienie przysługują wierzycielowi bez wezwania, od dnia wymagalności, chyba że strony uzgodniły wyższe. Podstawą jest art. 7 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
Dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej termin wynosi 3 lata od wymagalności (art. 118 KC). Pozostałe roszczenia mają zwykle 6 lat. Konkretne terminy sprawdzamy przed startem.
Nie. Automat nie prowadzi egzekucji. Egzekucję prowadzi komornik na podstawie tytułu wykonawczego, na przykład nakazu zapłaty. My przygotowujemy dokumenty przedsądowe i pilnujemy terminów.
Cel zapisany w umowie mierzymy przez 30 dni od uruchomienia. Jeśli go nie osiągniemy, zwracamy 100% inwestycji, czyli całą kwotę za wdrożenie. W tym czasie poprawiamy sekwencję bez dopłat.
Historia kontaktu z klientem i zadania dla handlowców w jednym miejscu.
Faktury w KSeF mają numer i datę, na których opiera się termin płatności.
Faktury kosztowe i sprzedażowe w jednym przepływie, z kontrolą terminów.
Podaj, ile faktur wpada w zwłokę i z jakiego programu je wystawiasz. Odezwiemy się w ciągu 24 godzin. Mapę Oszczędności dostaniesz na piśmie w 3 dni robocze.