Brak alarmuBrak powiadomieńKSeF nie wysyła powiadomień o fakturach wystawionych na Twoją firmę. Program musi sam sprawdzać, czy pojawiły się nowe faktury.
Pobieranie faktur z KSeF automatycznie, prosto do Twojego systemu
Pobieranie faktur z KSeF to automatyczne ściąganie faktur zakupowych, które kontrahenci wystawili w systemie, i zapisywanie ich w programie księgowym bez logowania się do aplikacji. Każda faktura wchodzi do księgowania z numerem KSeF, datą i kwotami odczytanymi z pliku XML.
Gdy faktury kosztowe pobierasz ręcznie, każda przechodzi przez logowanie, zapis pliku i wpisanie do programu. Ustawiamy harmonogram, filtry i reguły MPK, a osoba księgowa zajmuje się tylko wyjątkami.
2 000 000+ €oszczędności dla firm SMB i enterprise
- Cel zapisany w umowie
- Stała cena znana przed startem
Pracujemy w programach, które znasz:
Ile godzin zabiera ręczne pobieranie faktur
Liczymy czas na jedną fakturę kosztową: logowanie, pobranie pliku, odczyt dostawcy i kwot, wpis do programu i dekretację. Założenia są jawne, a na Mapie Oszczędności zastąpimy je Twoimi liczbami.
Dane urzędoweŹródło w tekście
Pobieranie automatyczneAutomatPobieranie faktur może działać automatycznie dzięki integracji z programem. Ministerstwo Finansów wskazuje to w odpowiedziach dla podatników.
Archiwum w systemie10 latTyle faktura jest przechowywana w KSeF. Nie trzeba drukować faktur do archiwum, a plik XML pozostaje w systemie.
Trzy scenariuszeZł rocznie przy 67 zł za h
| Firma | Faktur kosztowych / mies. | Ręcznie, h / rok | Zostaje, h / rok | Oszczędność / rok |
|---|---|---|---|---|
| Mała firma | 150 | 90 | 15 | 5 025 zł |
| Średnia firma | 600 | 360 | 60 | 20 100 zł |
| Duża firma | 2 000 | 1 200 | 200 | 67 000 zł |
Założenia: 3 minuty na fakturę kosztową (logowanie, pobranie pliku, odczyt dostawcy i kwot, wpis do programu, dekretacja). Zostaje 0,5 minuty na wyjątki i akceptację. To założenia do sprawdzenia na Mapie Oszczędności.
Skąd stawka: według GUS przeciętne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw we wrześniu 2026 r. wyniosło 9 266,48 zł. Po doliczeniu kosztów pracodawcy (ok. 20,5%) i podzieleniu przez średnio 167,3 godziny w miesiącu wychodzi około 67 zł za godzinę. Tę stawkę przyjmujemy we wszystkich wyliczeniach na stronie. Źródło: GUS: Sytuacja społeczno-gospodarcza kraju, wynagrodzenia (23.10.2026).
Co automatyzujemy przy fakturach kosztowych
Sześć kroków, które dziś wykonuje ręcznie osoba księgowa.
Harmonogram pobierania
Program sprawdza nowe faktury o ustalonych godzinach, na przykład co godzinę w dni robocze. Nie zależy to od tego, kto ma dziś czas.
Filtry według NIP-ów
Faktury dla kilku NIP-ów, oddziałów albo spółek trafiają do właściwej firmy, zanim ktoś je zobaczy.
Rozpoznanie dostawcy
Znany dostawca dostaje tę samą dekretację co poprzednio. Nowy trafia do osoby, która go zatwierdzi.
Przypisanie MPK
Koszt przypisujemy według reguł: dostawca, opis, kwota. Faktury powyżej progu idą do akceptacji.
Wykrywanie duplikatów
Faktura z KSeF i ta sama faktura w mailu nie trafiają do księgi dwa razy. Numer KSeF jest kluczem porównania.
Archiwum przy dokumencie
Plik XML i jego wizualizacja zostają przypisane do dokumentu w programie. Faktura pozostaje też w KSeF.
Jak dziś wygląda ręczne pobieranie
Ręczna procedura wygląda tak: logowanie do Aplikacji Podatnika KSeF, wyszukanie faktur zakupowych, pobranie pliku XML, otwarcie programu księgowego i wpisanie danych. Każdy krok jest prosty, ale powtarza się przy każdej fakturze.
KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach. Ręczne pobieranie zawsze opiera się na tym, czy ktoś pamięta, żeby sprawdzić system. Według założeń z tabeli 150 faktur miesięcznie to około 90 godzin rocznie samej pracy.
Jak działa automat, krok po kroku
Automat działa w pięciu krokach. Każdy krok zapisuje się w logu programu, więc wiadomo, co zostało pobrane, zaksięgowane albo odłożone do sprawdzenia.
Krok po krokuOd połączenia do księgowania
- 1
Połączenie
Program łączy się z KSeF certyfikatem albo tokenem wygenerowanym przez osobę z odpowiednimi uprawnieniami. Dla grupy NIP-ów każdy podmiot ma osobne uprawnienia.
- 2
Pobranie
Program pobiera faktury od ostatniej synchronizacji i zapisuje XML bez zmian. Faktura pobrana przez nabywcę ma tę samą treść co XML wysłany przez sprzedawcę.
- 3
Rozpoznanie
Program odczytuje NIP sprzedawcy, numer, datę, kwoty i stawki VAT. Znany dostawca dostaje dekretację z reguł, którą zatwierdziła księgowa.
- 4
Kontrola
Faktura z nowym dostawcą, wysoką kwotą albo brakującym MPK trafia do osoby księgowej. Pozostałe księgują się same.
- 5
Księgowanie
Dokument trafia do programu księgowego z numerem KSeF i odnośnikiem do XML, a przy każdej fakturze zostaje ślad, kto ją zatwierdził.
Harmonogram i progi ustalamy z Tobą na Mapie Oszczędności, bo każda firma ma inne godziny zamknięć i inne zasady akceptacji.
Dublowanie z mailem i jak mu zapobiec
Część dostawców nadal wysyła PDF mailem, a KSeF ma już ten sam dokument. Bez reguły księgowa dostaje dwa dokumenty o tej samej treści i ryzykuje podwójne zaksięgowanie.
Rozwiązujemy to numerem KSeF. Faktura z KSeF jest nadrzędna, a PDF z maila trafia do dopasowania. PDF z kodem QR i numerem KSeF pozwala sprawdzić fakturę w systemie, więc dopasowanie jest jednoznaczne.
Integracje z programami księgowymi
Zakres zależy od programu. Jedne przyjmują pliki XML FA(3) same, inne wymagają importu albo połączenia przez API. Przed wyceną sprawdzamy wersję Twojego programu i tryb importu.
Gdy program nie przyjmuje XML, pobieramy faktury do pliku pośredniego z walidacją, a księgowa importuje je jednym ruchem. Połączenie, które wysyła i pobiera faktury przez API, opisujemy na stronie integracji z KSeF przez API.
Jak wygląda wdrożenie pobierania
HarmonogramOd rozmowy do pomiaru
- Dzień 0
Rozmowa 30 do 60 minut
Pokazujesz, z jakiego programu księgujesz, ile faktur kosztowych przychodzi i kto dziś je pobiera.
- Do 3 dni
Mapa Oszczędności na piśmie
Koszt ręcznego pobierania, zasady MPK do ustalenia i stała cena.
- 2 do 6 tygodni
Automat działa w testach
Najpierw pobieranie równoległe z ręczną pracą, bez księgowania. Potem faktury idą do programu, a księgowa kontroluje wyjątki.
- 30 dni
Pomiar
Porównujemy liczbę faktur zaksięgowanych bez ręki z celem z umowy i listą wyjątków.
Od Ciebie
- Dwie rozmowy po 30 minut
- Dostęp do programu księgowego
- Uprawnienia w KSeF dla osoby pobierającej faktury
- Osoba księgowa, która zatwierdza reguły MPK
Po naszej stronie
- Reguły pobierania, filtry i dekretacja
- Konfiguracja harmonogramu i kontrola wyjątków
- Poprawki przez 30 dni bez dopłat
Gwarancja efektu: zapisany wynik albo zwrot pieniędzy
1
Zapisujemy wynik
Mierzymy, ile godzin miesięcznie zajmuje dziś pobieranie i wpisywanie faktur kosztowych. Cel wpisujemy do umowy.
2
Wdrażamy za stałą cenę
Budujemy harmonogram, filtry i reguły księgowania. Przez 30 dni od uruchomienia poprawiamy je bez dopłat.
3
Mierzymy razem
Po 30 dniach porównujemy liczbę faktur zaksięgowanych bez ręki z celem z umowy. Jeśli cel nie został osiągnięty, zwracamy 100% inwestycji, czyli całą kwotę za wdrożenie.
Ile kosztuje automatyczne pobieranie
Od czego zależy cenaStała cena
- §1
Liczba NIP-ów i oddziałów
Każdy NIP to osobne uprawnienia i osobny strumień faktur. Liczbę podmiotów ustalamy na Mapie Oszczędności.
- §2
Program księgowy
Każdy program ma inny sposób importu, więc koszt wdrożenia zależy od tego, czy przyjmuje XML, czy trzeba go połączyć przez API.
- §3
Reguły MPK i akceptacje
Im więcej dostawców i progów, tym więcej reguł do ustawienia i przetestowania.
- §4
Zasada stałej ceny
Projekty są szyte na miarę: od kilkuset złotych do kilkudziesięciu tysięcy złotych, najczęściej od 2 000 do 14 000 zł, zależnie od wielkości firmy i liczby powiązanych systemów. Dokładną cenę poznajesz przed startem, na Mapie Oszczędności. Nie rośnie w trakcie wdrożenia i nie zależy od procentu Twoich oszczędności.
Przy 600 fakturach kosztowych miesięcznie oszczędność wynosi 20 100 zł rocznie. Wdrożenie w widełkach od 2 000 do 14 000 zł zwraca się w czasie od około 1,2 do około 8,4 miesiąca.
Cenę poznasz po Mapie Oszczędności
Mapa jest bezpłatna. Dostajesz ją na piśmie, nawet jeśli nie zdecydujesz się na automat.
Pytania o pobieranie faktur z KSeF
Czy KSeF sam przypomina o nowych fakturach?
Nie. KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach. Dlatego pobieranie powinno działać według harmonogramu w programie, a nie na pamięć pracownika.
Czy można pobierać faktury z KSeF automatycznie?
Tak. System pozwala na integrację, dzięki której faktury pobierają się same. Szczegóły zależą od programu, którego używasz, więc sprawdzamy je przed wyceną.
Jak długo faktury zakupowe są dostępne w KSeF?
Faktura jest w KSeF przechowywana przez 10 lat. Drukowanie do archiwum nie jest wymagane, bo przepisy każą przechowywać faktury w systemie.
Czy mogę wydrukować fakturę z KSeF?
Tak. W bezpłatnych narzędziach Ministerstwa Finansów, na przykład w Aplikacji Podatnika KSeF, można zwizualizować fakturę i ją wydrukować. Wydruk nie zastępuje faktury w systemie.
Czy KSeF zadziała z moim programem księgowym?
Zależy od wersji programu i tego, czy przyjmuje pliki XML FA(3) albo ma import lub API. Sprawdzamy to przed wyceną. Jeśli program nie ma importu, pobieramy faktury do pliku pośredniego.
Co z dublowaniem faktur z maila?
Każda faktura z KSeF ma numer, więc program rozpoznaje duplikat i nie księguje go drugi raz. PDF z maila dopasowujemy do faktury z KSeF po numerze i NIP-ie.
Kto odpowiada za dekretację?
Dekretację zatwierdza księgowa firmy. Automat stosuje reguły, które zatwierdziła, a wyjątki i nowi dostawcy trafiają do niej na akceptację.
Co, jeśli automat nie zadziała?
Cel zapisany w umowie mierzymy przez 30 dni od uruchomienia. Jeśli go nie osiągniemy, zwracamy 100% inwestycji, czyli całą kwotę za wdrożenie. W tym czasie poprawiamy działanie bez dopłat.
Powiązane usługi
Wdrożenie KSeF w firmie
Terminy, uprawnienia i pierwsze faktury w KSeF bez ręcznej pracy.
Integracja z KSeF przez API
Połączenie systemu z KSeF, gdy program potrzebuje wysyłki i pobierania przez API.
Automatyzacja faktur
Faktury z maila i skanów odczytywane OCR-em trafiają do tej samej kolejki księgowej.
Ile faktur kosztowych przychodzi co miesiąc?
Podaj program księgowy i liczbę faktur zakupowych. Odezwiemy się w ciągu 24 godzin. Mapę Oszczędności dostaniesz na piśmie w 3 dni robocze.