Integracja z KSeFKSeF 2.0Dla systemu zintegrowanego z KSeF 1.0 Ministerstwo Finansów potwierdza, że integracja z API 2.0 jest niezbędna, bo wersja 2.0 wprowadza funkcje, których 1.0 nie zna: strukturę FA(3), offline24 i certyfikaty.
Integracja systemów IT, żeby dane przestały krążyć w Excelu
Integracja systemów to połączenie programów, które firma już używa, na przykład ERP, CRM, sklepu i programu księgowego, tak żeby dane z jednego trafiały do drugiego bez przepisywania. Zamówienie, kontrahent i status płatności zapisują się w każdym miejscu po jednej zmianie.
Najpierw liczymy, ile rekordów dziś przepisujesz ręcznie i gdzie powstają błędy. Potem wybieramy metodę: API, plik, webhook albo automat w n8n. Cel zapisujemy w umowie przed startem.
2 000 000+ €oszczędności dla firm SMB i enterprise
- Cel zapisany w umowie
- Stała cena znana przed startem
Pracujemy w programach, które znasz:
Ile czasu zabiera przepisywanie między programami
Liczymy czas na jeden rekord przepisany ręcznie: zamówienie, pozycję, kontrahenta albo status, razem z poprawkami literówek. Założenia są jawne, a na Mapie Oszczędności zastąpimy je liczbami z Twoich programów.
Dane urzędoweŹródło w tekście
Dokumentacja APIOpenAPI 3.0.4Specyfikacja API KSeF jest publikowana jako plik openapi.json w formacie OpenAPI 3.0.4. Z takiego opisu można wygenerować klienta i testy.
Źródło: KSeF: Wsparcie dla integratorów (zmodyfikowano 15.10.2026)
Trzy scenariuszeZł rocznie przy 67 zł za h
| Firma | Rekordów / mies. | Ręcznie, h / rok | Zostaje, h / rok | Oszczędność / rok |
|---|---|---|---|---|
| Mała firma | 500 | 200 | 50 | 10 050 zł |
| Średnia firma | 2 000 | 800 | 200 | 40 200 zł |
| Duża firma | 8 000 | 3 200 | 800 | 160 800 zł |
Założenia: 2 minuty na rekord przepisany między programami (zamówienie, pozycja, kontrahent, status) razem z poprawkami. Zostaje 0,5 minuty na kontrolę wyjątków i konflikty danych. To założenia do sprawdzenia na Mapie Oszczędności.
Skąd stawka: według GUS przeciętne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw we wrześniu 2026 r. wyniosło 9 266,48 zł. Po doliczeniu kosztów pracodawcy (ok. 20,5%) i podzieleniu przez średnio 167,3 godziny w miesiącu wychodzi około 67 zł za godzinę. Tę stawkę przyjmujemy we wszystkich wyliczeniach na stronie. Źródło: GUS: Sytuacja społeczno-gospodarcza kraju, wynagrodzenia (23.10.2026).
Co łączymy w firmie
Sześć przepływów, które zwykle idą ręcznie między programami.
Zamówienia ze sklepu do ERP
Zamówienie z sklepu albo Allegro trafia do programu magazynowego i fakturowego z tym samym numerem i statusem.
Kontrahenci bez przepisywania
Nowy klient z CRM zakłada się w ERP od razu, z NIP-em, adresem i warunkami. Nikt nie wpisuje tego drugi raz.
Stany magazynowe
Zmiana stanu w magazynie odświeża ofertę w sklepie i w CRM, zanim ktoś zamówi towar, którego nie ma.
Faktury i płatności
Faktura wystawiona w ERP wraca do CRM ze statusem płatności. Księgowa nie przepisuje numeru ani kwoty.
Dane do raportów
Sprzedaż z kilku kanałów trafia do jednej tabeli, z której liczymy raporty bez zestawiania plików.
Błędy w jednym miejscu
Rekord, którego drugi system nie przyjął, trafia na listę do poprawy, a nie znika w logu.
Objawy braku integracji
Brak integracji nie widać, dopóki ktoś nie policzy czasu. Zwykle pierwsze objawy to kilka programów z różnymi wersjami tych samych danych i osoba, która przez cały dzień łączy je ręcznie.
- Ten sam kontrahent wpisany w dwóch programach z innym adresem.
- Zamówienie przepisywane z maila albo PDF do programu.
- Stan magazynu w sklepie i w ERP różni się po południu.
- Raport składany z kilku eksportów i arkusza w piątek.
- Literówki, które wychodzą dopiero u klienta.
Metody: API, pliki, webhooki, n8n
Wybór metody zależy od tego, co udostępniają programy. Nie zakładamy z góry, że któryś sposób jest najlepszy.
Krok po krokuCztery sposoby połączenia
- 1
API
Bezpośrednie wywołania między systemami, gdy oba mają dokumentację. Najszybsze i najbardziej kontrolowane.
- 2
Pliki
Import i eksport plików CSV albo XML o ustalonym formacie, gdy system nie ma API. Mniej eleganckie, ale stabilne.
- 3
Webhooki
System wysyła zdarzenie, na przykład nowe zamówienie, a druga strona reaguje od razu, bez czekania na kolejny cykl.
- 4
n8n
Automatyzacja między programami na serwerze firmy, z gotowymi konektorami i widocznym przebiegiem każdego kroku.
Gdy w integracji pojawiają się faktury, połączenie z KSeF opisujemy na stronie integracji z KSeF przez API.
Najczęściej łączone systemy
Najczęściej spotykamy połączenia między ERP i sklepem, programem księgowym i CRM, a także między BaseLinkerem a marketplace. Dla każdej pary sprawdzamy wersje programów, dostęp do API i to, czy program potrafi importować pliki.
Nie obiecujemy połączenia przed sprawdzeniem wersji. Taka weryfikacja trwa krótko i pozwala uniknąć wdrożenia, które nie może działać.
Mapa danych przed kodem
Zanim cokolwiek połączymy, spisujemy pola: co jest kluczem, czyli NIP, SKU albo numer zamówienia, który system jest źródłem prawdy dla danej informacji i jak rozstrzygać konflikt. Bez tej mapy integracja przenosi bałagan z jednego programu do drugiego.
Mapa powstaje na Mapie Oszczędności, a Ty zatwierdzasz ją przed budową. To najtańszy etap, który oszczędza najwięcej poprawek.
Utrzymanie po uruchomieniu
Po uruchomieniu integracja potrzebuje monitoringu: logów, kolejki błędów i aktualizacji przy zmianie wersji programu. Utrzymanie jest opieką dodatkową i nieobowiązkową, wycenianą osobno.
Kod integracji, konta i konfiguracje należą do Ciebie. Jeśli zmienisz program, opiszemy nowe mapowanie pól i wskażemy, co trzeba przebudować.
Jak wygląda wdrożenie integracji
HarmonogramOd rozmowy do pomiaru
- Dzień 0
Rozmowa 30 do 60 minut
Pokazujesz, które programy rozmawiają ze sobą ręcznie i ile rekordów przechodzi dziennie.
- Do 3 dni
Mapa danych i koszt na piśmie
Pola, klucze, źródło prawdy, metoda integracji i stała cena.
- 2 do 6 tygodni
Połączenie działa na danych testowych
Test na kopii danych, potem uruchomienie na produkcji z listą błędów do poprawy.
- 30 dni
Pomiar
Sprawdzamy, ile rekordów przeszło bez ręki i ile błędów zostało do poprawy.
Od Ciebie
- Dwie rozmowy po 30 minut
- Dostęp do programów, najlepiej z testowym środowiskiem lub kopią danych
- Osoba, która zna definicje pól w każdym programie
- Osoba, która potwierdzi pomiar po 30 dniach
Po naszej stronie
- Mapa danych i metoda integracji
- Budowa, testy i uruchomienie połączeń
- Monitoring i poprawki przez 30 dni bez dopłat
Gwarancja efektu: zapisany wynik albo zwrot pieniędzy
1
Zapisujemy wynik
Liczymy dziś rekordy przepisywane ręcznie i błędy w tygodniu. Cel wpisujemy do umowy, na przykład „zamówienia z jednego kanału trafiają do ERP bez ręcznego wpisu”.
2
Wdrażamy za stałą cenę
Budujemy połączenia, mapę danych i monitoring. Przez 30 dni od uruchomienia poprawiamy je bez dopłat.
3
Mierzymy razem
Po 30 dniach porównujemy liczbę rekordów bez ręki z logiem i z celem z umowy. Jeśli cel nie został osiągnięty, zwracamy 100% inwestycji, czyli całą kwotę za wdrożenie.
Ile kosztuje integracja systemów
Od czego zależy cenaStała cena
- §1
Liczba systemów i połączeń
Każde połączenie to osobny przepływ danych, test i monitoring. Im więcej par, tym więcej pracy.
- §2
Metoda i dokumentacja
Połączenie przez API z dobrą dokumentacją kosztuje inaczej niż import plików albo integracja bez opisu.
- §3
Jakość danych
Duplikaty, różne formaty NIP-ów i brak kluczy wydłużają mapowanie. Wykrywamy to na Mapie Oszczędności.
- §4
Zasada stałej ceny
Projekty są szyte na miarę: od kilkuset złotych do kilkudziesięciu tysięcy złotych, najczęściej od 2 000 do 14 000 zł, zależnie od wielkości firmy i liczby powiązanych systemów. Dokładną cenę poznajesz przed startem, na Mapie Oszczędności. Nie rośnie w trakcie wdrożenia i nie zależy od procentu Twoich oszczędności.
Przy 2 000 rekordach miesięcznie oszczędność czasu wynosi 40 200 zł rocznie. Wdrożenie w widełkach od 2 000 do 14 000 zł zwraca się w czasie od około 0,6 do około 4,2 miesiąca.
Cenę poznasz po Mapie Oszczędności
Mapa jest bezpłatna i zostaje u Ciebie, nawet jeśli nie zdecydujesz się na integrację.
Pytania o integrację systemów
Czym jest integracja systemów?
To połączenie dwóch lub więcej programów tak, żeby dane przechodziły między nimi same, w ustalonym formacie i z kontrolą błędów. Najczęściej łączy ERP, CRM, sklep, magazyn i program księgowy.
Jakie są metody integracji?
API, czyli bezpośrednie wywołania między systemami, pliki CSV lub XML, webhooki reagujące na zdarzenia oraz automaty w n8n. Wybór zależy od tego, co udostępniają programy.
Czy Optima lub Subiekt połączą się ze sklepem?
Zależy od wersji i tego, co program udostępnia. Sprawdzamy to przed wyceną i nie zakładamy połączenia z góry.
Ile kosztuje integracja systemów?
Wdrożenie ma stałą cenę po Mapie Oszczędności: od kilkuset złotych do kilkudziesięciu tysięcy złotych, najczęściej od 2 000 do 14 000 zł, zależnie od wielkości firmy i liczby powiązanych systemów.
Ile trwa integracja?
Mapę danych i wycenę dostajesz na piśmie w 3 dni robocze. Pierwsze połączenie zwykle działa po 2 do 6 tygodniach, zależnie od liczby programów i pól do zmapowania.
Czy integracja zadziała z moim programem?
Zależy od wersji programu i tego, jaki dostęp do danych udostępnia. Weryfikujemy to na Mapie Oszczędności, zanim podpiszesz umowę.
Kto utrzymuje integrację i co, jeśli zmienię program?
Kod integracji należy do Ciebie. Opieka po uruchomieniu jest dodatkowa i nieobowiązkowa. Zmiana programu wymaga nowego mapowania pól, które opisujemy przed przebudową.
Co, jeśli integracja nie osiągnie celu?
Cel zapisany w umowie mierzymy przez 30 dni od uruchomienia. Jeśli go nie osiągniemy, zwracamy 100% inwestycji, czyli całą kwotę za wdrożenie. W tym czasie poprawiamy połączenia bez dopłat.
Powiązane usługi
Integracja z KSeF przez API
Połączenie systemu z KSeF przez API, z obsługą odrzuceń i trybu offline.
Automatyzacja raportów
Dane z połączonych systemów trafiają do dashboardu, który odświeża się sam.
Wdrożenie CRM
Leady, oferty i kontrahenci przechodzą między CRM a programem fakturującym.
Ile rekordów miesięcznie przepisujecie ręcznie?
Opisz, które programy rozmawiają dziś ręcznie i ile rekordów przechodzi miesięcznie. Odezwiemy się w ciągu 24 godzin. Mapę Oszczędności dostaniesz na piśmie w 3 dni robocze.