Automatyzacja faktur kosztowych to odczyt faktur z PDF-ów i skanów przychodzących mailem albo ze skanera, wyciągnięcie numeru, NIP-u, dat i kwot oraz wysłanie ich do akceptacji i do programu księgowego. Człowiek sprawdza tylko to, co system oznaczy jako niepewne.
Najpierw mierzymy, ile faktur wpływa w miesiącu i ile minut zajmuje ich wpisanie. Potem uruchamiamy OCR na Twoich dokumentach i ustalamy progi kwotowe, bo od nich zależy, które faktury wymagają zatwierdzenia.
Pracujemy w programach, które znasz:
Liczymy czas na jedną fakturę spoza KSeF: odbiór z maila lub skanu, odczyt numeru, NIP-u, kwot i dat, wpis do programu i dekretacja. Założenia są jawne, a na Mapie Oszczędności zastąpimy je liczbami z Twojej skrzynki.
Źródło: Ustawa o rachunkowości, art. 74 ust. 2 pkt 4 (tekst jednolity, ELI DU/1994/591)
Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 112 (tekst jednolity, ELI DU/2004/535)
Źródło: KSeF: Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0 (zakupy od zagranicznych dostawców)
| Firma | Faktur / mies. | Ręcznie, h / rok | Zostaje, h / rok | Oszczędność / rok |
|---|---|---|---|---|
| Mała firma | 120 | 120 | 24 | 6 432 zł |
| Średnia firma | 500 | 500 | 100 | 26 800 zł |
| Duża firma | 1 500 | 1 500 | 300 | 80 400 zł |
Założenia: 5 minut na fakturę (odbiór z maila lub skanu, odczyt pól, wpis do programu, dekretacja). Zostaje 1 minuta na wyjątki i akceptację. Dokładność odczytu mierzymy na Twoich dokumentach przed startem, a nie na przykładach z katalogu.
Skąd stawka: według GUS przeciętne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw we wrześniu 2026 r. wyniosło 9 266,48 zł. Po doliczeniu kosztów pracodawcy (ok. 20,5%) i podzieleniu przez średnio 167,3 godziny w miesiącu wychodzi około 67 zł za godzinę. Tę stawkę przyjmujemy we wszystkich wyliczeniach na stronie. Źródło: GUS: Sytuacja społeczno-gospodarcza kraju, wynagrodzenia (23.10.2026).
Sześć etapów od skrzynki do księgi.
Faktury z wyznaczonej skrzynki i ze skanera trafiają do kolejki. Nikt nie przeciąga plików między folderami.
Numer, NIP, daty, kwoty i stawki VAT odczytujemy automatycznie. Niepewne pola są podświetlone do sprawdzenia.
Znany dostawca dostaje tę samą dekretację co poprzednio. Nowy trafia do osoby, która go zatwierdzi.
Faktury do progu zatwierdza jedna osoba, powyżej kierownik. Zastępstwo działa na czas urlopu.
Reguły wybierają konto i MPK. Zatwierdzona faktura trafia do programu księgowego razem z plikiem PDF.
Ta sama faktura z maila i z KSeF nie wpada do księgi dwa razy. Porównujemy numer, NIP i kwotę.
Odczytujemy pola, które księgowa wpisuje dziś: numer faktury, NIP sprzedawcy i nabywcy, datę wystawienia i płatności, kwoty netto, VAT i brutto. Skuteczność mierzymy na Twoich fakturach przed startem i ustawiamy próg, poniżej którego człowiek sprawdza pole.
Nie podajemy wyniku skuteczności z katalogu, bo zależy on od jakości skanów, układu faktur i języka. Wynik z Twojej skrzynki jest jedyną liczbą, która ma znaczenie.
Automat nie zgaduje tam, gdzie dane są niepewne. Wyjątki trafiają do osoby księgowej z zaznaczonym polem, a ona zatwierdza albo poprawia wynik. Najczęstsze wyjątki to:
Faktury z KSeF trafiają do kolejki z numerem KSeF i nie wymagają OCR, bo dane są w pliku XML. Faktury z maila i PDF-y przechodzą przez odczyt. Obie drogi kończą się w tej samej kolejce, a duplikaty wyłapujemy po numerze i NIP-ie.
Pobieranie faktur kosztowych z KSeF opisujemy na stronie pobierania faktur z KSeF.
Progi kwotowe i zastępstwa ustalamy przed startem. Zbyt niski próg zamienia system w kolejkę bez końca, a zbyt wysoki wpuszcza błędy do księgi. Zwykle zaczynamy od progu, który obejmuje większość wpływających faktur, a resztę zatwierdza osoba odpowiedzialna.
Reguły zapisujemy jako tabelę: dostawca, opis, konto, MPK i stawka VAT. Każda zmiana reguły jest zapisana, więc wiadomo, kto i kiedy ją zmienił. Nowe reguły powstają z zatwierdzonych faktur, a nie z zgadywania.
Pokazujesz, skąd przychodzą faktury, ile ich jest i kto je dziś wpisuje.
Liczba faktur, czas ręczny, propozycje progów i stała cena.
Test na próbce z ostatnich miesięcy, potem wpływ na żywo z akceptacją pierwszych wysyłek do księgowania.
Sprawdzamy, ile faktur zaksięgowało się bez ręcznego wpisu i ile wyjątków trafiło do człowieka.
1
Mierzymy liczbę faktur miesięcznie i minuty na jedną. Cel wpisujemy do umowy, na przykład „faktury z maila trafiają do księgi po zatwierdzeniu, bez ręcznego wpisu danych”.
2
Budujemy odczyt, progi i reguły. Przez 30 dni od uruchomienia poprawiamy reguły i progi bez dopłat.
3
Po 30 dniach porównujemy liczbę faktur zaksięgowanych bez wpisu ręcznego z celem z umowy. Jeśli cel nie został osiągnięty, zwracamy 100% inwestycji, czyli całą kwotę za wdrożenie.
Jedna skrzynka i jeden skaner to inny zakres niż kilka skrzynek, oddziały i dostawcy z różnych krajów.
Im więcej stałych dostawców z różnymi zasadami dekretacji, tym więcej reguł do ustawienia i przetestowania.
Sposób importu zależy od programu. Przy programie bez importu dodajemy etap pliku pośredniego.
Projekty są szyte na miarę: od kilkuset złotych do kilkudziesięciu tysięcy złotych, najczęściej od 2 000 do 14 000 zł, zależnie od wielkości firmy i liczby powiązanych systemów. Dokładną cenę poznajesz przed startem, na Mapie Oszczędności. Nie rośnie w trakcie wdrożenia i nie zależy od procentu Twoich oszczędności.
Przy 500 fakturach miesięcznie oszczędność czasu wynosi 26 800 zł rocznie. Wdrożenie w widełkach od 2 000 do 14 000 zł zwraca się w czasie od około 0,9 do około 6,3 miesiąca.
Mapa jest bezpłatna i zostaje u Ciebie, nawet jeśli nie zdecydujesz się na wdrożenie.
OCR zamienia obraz faktury na tekst, a reguły wskazują pola: numer, NIP, daty i kwoty. Każde pole dostaje ocenę pewności, a niepewne trafiają do sprawdzenia przez człowieka.
Nie. Skuteczność zależy od jakości skanu i układu faktury. Mierzymy ją na Twoich dokumentach, a wszystko, czego system nie odczyta pewnie, trafia do sprawdzenia.
Nie. Faktura z KSeF jest plikiem XML, więc pola czytamy z pliku, bez OCR. Obie drogi wpływu kończą się w jednej kolejce.
Odbieramy je przez skaner lub zdjęcie i przechodzą tą samą drogą co PDF. Oryginał przechowujesz zgodnie z zasadami firmy, a skan jest dowodem do księgowania.
Wdrożenie ma stałą cenę po Mapie Oszczędności: od kilkuset złotych do kilkudziesięciu tysięcy złotych, najczęściej od 2 000 do 14 000 zł, zależnie od wielkości firmy i liczby powiązanych systemów.
Mapę Oszczędności dostajesz na piśmie w 3 dni robocze. Odczyt i reguły zwykle działają po 2 do 6 tygodniach, zależnie od liczby dostawców i programu księgowego.
Przetwarzamy je w infrastrukturze, którą wskażesz, i w zakresie uzgodnionym w umowie powierzenia. Dostęp do skrzynki i programu ma tylko wskazany zespół.
Cel zapisany w umowie mierzymy przez 30 dni od uruchomienia. Jeśli go nie osiągniemy, zwracamy 100% inwestycji, czyli całą kwotę za wdrożenie. W tym czasie poprawiamy odczyt i reguły bez dopłat.
Faktury kosztowe z KSeF trafiają do programu bez ręcznego pobierania.
Terminy, uprawnienia i pierwsze faktury w KSeF bez ręcznej pracy.
Zatwierdzanie faktur z progiem, zastępstwem i archiwum w jednym obiegu.
Podaj, skąd wpływają faktury i ile ich jest w miesiącu. Odezwiemy się w ciągu 24 godzin. Mapę Oszczędności dostaniesz na piśmie w 3 dni robocze.