Termin obowiązku01.04.2026Od tego dnia KSeF obowiązuje większość firm. Firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r. zaczęły 1 lutego 2026 r.
Źródło: podatki.gov.pl: Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF
Integracja z KSeF przez API dla Twojego systemu
Integracja z KSeF przez API łączy Twój system, na przykład ERP, sklep internetowy albo arkusz, z Krajowym Systemem e-Faktur. Faktury wysyłają się do KSeF same, a numer KSeF i UPO wracają do programu bez przepisywania.
Robimy ją, gdy program nie wysyła faktur do KSeF tak, jak potrzebujesz. Cel zapisujemy w umowie przed startem, a pierwsza faktura trafia na produkcję dopiero po testach.
2 000 000+ €oszczędności dla firm SMB i enterprise
- Cel zapisany w umowie
- Stała cena znana przed startem
Pracujemy w programach, które znasz:
Ile możesz zaoszczędzić na obsłudze faktur w KSeF
Liczymy ręczną pracę przy każdej fakturze: wysłanie, odczyt numeru i UPO, zapis w programie. Założenia są jawne, a na Mapie Oszczędności zastąpimy je Twoimi liczbami.
Dane urzędoweŹródło w tekście
Ważność certyfikatu2 lataTak długo może być ważny certyfikat KSeF. Certyfikat służy do logowania w systemie oraz do faktur wystawianych offline.
Źródło: KSeF: Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Certyfikaty KSeF
Dosłanie offline241 dzieńTyle najwyżej trwa dosłanie do KSeF faktury wystawionej w trybie offline24. Integracja pilnuje tego terminu za Ciebie.
Źródło: KSeF: Integratorzy IT, pytanie 5
Trzy scenariuszeZł rocznie przy 67 zł za h
| Firma | Faktur / mies. | Ręcznie, godzin / rok | Oszczędność / rok |
|---|---|---|---|
| Mniejsza firma | 300 | 180 | 10 854 zł |
| Średnia firma | 1 000 | 600 | 36 180 zł |
| Duża firma | 3 000 | 1 800 | 108 540 zł |
Założenia: 3 minuty na fakturę, czyli wysyłka albo pobranie, odczyt numeru KSeF i UPO oraz zapis w programie. To założenie do sprawdzenia na Mapie Oszczędności. Po automatyzacji zostaje około 10% tego czasu: sprawdzenie faktur odrzuconych przez system i akceptacje, dlatego oszczędność to 90% ręcznej pracy.
Skąd stawka: według GUS przeciętne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw we wrześniu 2026 r. wyniosło 9 266,48 zł. Po doliczeniu kosztów pracodawcy (ok. 20,5%) i podzieleniu przez średnio 167,3 godziny w miesiącu wychodzi około 67 zł za godzinę. Tę stawkę przyjmujemy we wszystkich wyliczeniach na stronie. Źródło: GUS: Sytuacja społeczno-gospodarcza kraju, wynagrodzenia (23.10.2026).
Co automatyzujemy w integracji z KSeF
Sześć miejsc, w których ręczna praca przy fakturach KSeF zwykle się pojawia.
Wysyłka faktur sprzedażowych do KSeF
Faktura z ERP, sklepu albo arkusza trafia do KSeF bez logowania się do aplikacji. Numer KSeF wraca do programu.
Pobieranie faktur kosztowych z KSeF
Faktury zakupowe trafiają do programu księgowego same, z treścią zgodną z XML wysłanym przez dostawcę.
Zapis numeru KSeF i UPO
UPO potwierdza przyjęcie faktury i ma datę, która liczy się dla odbiorcy. Zapisujemy ją przy każdej fakturze.
Obsługa odrzuconych faktur
Plik z błędem w strukturze FA(3) system odrzuca. Integracja pokazuje, co poprawić, zamiast gubić faktury po cichu.
Tryb offline24 i przerwy w KSeF
Gdy KSeF nie działa albo wystawiasz faktury offline, integracja pilnuje terminu dosłania i kodów QR.
Certyfikat i uprawnienia dla systemu
Ustawiamy z Tobą certyfikat, uprawnienia i miejsce przechowania klucza. Uprawnienia i tokeny odbierzesz w Aplikacji Podatnika KSeF.
Własna integracja czy program do KSeF?
Program z obsługą KSeF wystarczy, gdy faktur jest mało i wszystko robisz w jednym programie. Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje KSeF 2.0 ze strukturą FA(3). Integracja pisana pod KSeF 1.0 musi zostać zaktualizowana, bo API 2.0 ma funkcje, których wersja 1.0 nie zna, na przykład tryb offline24 i certyfikaty.
Własna integracja ma sens, gdy faktury powstają poza programem księgowym, na przykład w ERP, sklepie albo arkuszu, i trzeba je przenosić ręcznie.
Pytania o to, kogo dotyczy KSeF i od kiedy, opisujemy na stronie wdrożenia KSeF.
Jak działa KSeF API, krok po kroku
Przy każdej fakturze integracja powtarza te same kroki: sesja, uwierzytelnienie, wysyłka, UPO i pobieranie. Dokumentacja MF to specyfikacja OpenAPI 3.0.4 (openapi.json), interaktywne docs, przewodnik z przykładami w C# i Javie oraz changelog na GitHubie. Pracujemy na tych źródłach i każdy krok sprawdzamy na środowisku integracyjnym.
Krok po krokuOd logowania do pobrania
- 1
Uwierzytelnienie
System loguje się certyfikatem KSeF typu 1 albo tokenem. Token generujesz w Aplikacji Podatnika KSeF i wgrywasz do integracji. Certyfikat do uwierzytelniania działa od 1 lutego 2026 r. Tokeny z KSeF 1.0 w KSeF 2.0 nie działają, więc trzeba je wygenerować od nowa.
- 2
Sesja
Faktury wysyłamy w sesji. Sesja interaktywna przesyła faktury pojedynczo, a sesja wsadowa (batch) paczkę plików. Oba scenariusze MF opisuje w przewodniku dla integratorów.
- 3
Wysyłka i walidacja
Plik FA(3) przechodzi kontrolę struktury. Jeśli ma błąd, system go odrzuca i faktura nie zostaje wystawiona. Poprawiony plik wysyłamy ponownie.
- 4
Numer KSeF i UPO
Przyjęta faktura dostaje numer KSeF. UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) zawiera pole „Data przyjęcia dokumentu do systemu teleinformatycznego MF”. To ta data decyduje o momencie otrzymania faktury przez nabywcę.
- 5
Pobieranie
Faktury kosztowe pobieramy przez API do programu. Faktura pobrana przez nabywcę zawiera tę samą treść co XML wysłany przez sprzedawcę.
Limity wywołań ustala MF. Ich podwyższenie wymaga wniosku, dlatego projektujemy integrację tak, by mieściła się w standardowych limitach.
Schemat FA(3) i najczęstsze błędy
Struktura logiczna FA(3) obowiązuje od 1 lutego 2026 r. Węzły dobrowolne, takie jak Platnosc, WarunkiTransakcji czy Zalacznik, mają pola obowiązkowe w środku, gdy je wypełnisz. Brak wymaganego pola w wypełnionym węźle powoduje odrzucenie całego pliku.
Przed pierwszą wysyłką sprawdzamy:
- Pola obowiązkowe w każdym węźle, który wypełniasz, także w węzłach dobrowolnych.
- Data wystawienia w polu P_1 dla faktur offline, bo to ona wyznacza datę wystawienia.
- Kody QR na wizualizacji: faktura offline, której jeszcze nie dosłano, ma dwa kody, a drugi wymaga certyfikatu typu 2.
- Rozmiar faktury z załącznikiem: do 3 MB.
- Faktury zaliczkowe i ich korekty: węzeł Zamowienie zamiast FaWiersze.
Integracja z ERP, sklepem i BaseLinkerem
Zakres zależy od systemu, z którego wychodzą faktury. Przy ERP, na przykład Optimie albo Subiekcie, i przy sklepie, na przykład z BaseLinkerem, Shoperem, WooCommerce czy PrestaShop, sprawdzamy wersję, moduły i sposób eksportu, zanim cokolwiek zaplanujemy.
Nie zakładamy z góry, że dany program wysyła faktury do KSeF. Zależy to od wersji i modułów, a ustalamy to na Mapie Oszczędności.
- Wersja programu i to, czy wystawia faktury w strukturze FA(3).
- Czy program eksportuje faktury do XML albo ma API lub import plików.
- Jak wygląda numeracja faktur i czy jeden NIP ma kilka numeratorów.
- Kto w firmie ma uprawnienia w KSeF i kto wygeneruje certyfikat.
- Ile faktur miesięcznie przechodzi przez program i w jakich dniach.
Bezpieczeństwo certyfikatów i tokenów
Certyfikat KSeF jest ważny nie dłużej niż 2 lata od wydania albo od daty początkowej wskazanej przez podatnika. Certyfikat wydany osobie fizycznej jest jej osobistym poświadczeniem tożsamości i nie może służyć nikomu innemu.
Certyfikat wydany na spółkę nie jest związany z konkretnym pracownikiem. Spółka może przekazać go wybranym osobom, ale to ona odpowiada za rejestrację, kontrolę, udostępnianie i unieważnianie certyfikatów. Dostęp do klucza ustalamy z Tobą.
Tokeny nie mają terminu wygaśnięcia z końcem 2026 r. Ministerstwo Finansów zdecydowało, że ta metoda uwierzytelnienia w KSeF 2.0 zostaje bezterminowo, a certyfikat i token działają równolegle.
Jak wygląda wdrożenie: od rozmowy do pomiaru
HarmonogramOd rozmowy do pomiaru
- Dzień 0
Rozmowa 30 do 60 minut
Pokazujesz, z jakiego systemu wychodzą faktury, kto ma dostęp do KSeF i ile faktur idzie miesięcznie.
- Do 3 dni
Mapa Oszczędności na piśmie
Koszt ręcznej obsługi, zakres integracji, lista uprawnień do przygotowania i stała cena.
- 2 do 6 tygodni
Integracja przechodzi testy
Najpierw środowisko integracyjne na zanonimizowanych danych. Potem Demo, które wymaga prawdziwych uprawnień. Dopiero potem pierwsza faktura na produkcji, która ma skutki prawne.
- 30 dni
Pomiar efektu
Liczymy, ile faktur przeszło bez ręcznej pracy, i porównujemy wynik z celem z umowy.
Od Ciebie
- Dwie rozmowy po 30 minut
- Dostęp do programu, w którym powstają faktury
- Uprawnienia w KSeF i wniosek o certyfikat, który wymaga uwierzytelnienia, na przykład Podpisem Zaufanym
- Jedna osoba, która potwierdzi pomiar po 30 dniach
Po naszej stronie
- Mapowanie faktur i pól FA(3)
- Budowa, testy i uruchomienie integracji
- Pokazanie zespołowi obsługi i poprawki przez 30 dni
Gwarancja efektu: zapisany wynik albo zwrot pieniędzy
1
Zapisujemy wynik
Przed podpisaniem mierzymy ręczną obsługę faktur i wpisujemy do umowy liczbę, na przykład „ręczna obsługa faktur w KSeF: 1,5 h miesięcznie zamiast 15 h”.
2
Wdrażamy za stałą cenę
Budujemy integrację w Twoim systemie. Przez 30 dni od uruchomienia poprawiamy ją bez dopłat, aż wynik zostanie osiągnięty.
3
Mierzymy razem
Po 30 dniach porównujemy wynik z logami integracji z celem z umowy. Jeśli cel nie został osiągnięty, zwracamy 100% inwestycji, czyli całą kwotę za wdrożenie.
Ile kosztuje integracja z KSeF przez API
Od czego zależy cenaStała cena
- §1
Zakres integracji
Liczba programów, typy dokumentów (sprzedaż, zakup, korekty, faktury zaliczkowe) i liczba NIP-ów wysyłających faktury przez integrację.
- §2
Pobieranie i obsługa błędów
Wysyłka to połowa pracy. Drugą połowę stanowią pobieranie faktur kosztowych, obsługa odrzuceń i tryb offline.
- §3
Co jest w cenie
Mapa Oszczędności, budowa i testy na środowisku integracyjnym i Demo, uruchomienie na produkcji, pomiar przez 30 dni i poprawki bez dopłat.
- §4
Zasada stałej ceny
Projekty są szyte na miarę: od kilkuset złotych do kilkudziesięciu tysięcy złotych, najczęściej od 2 000 do 14 000 zł, zależnie od wielkości firmy i liczby powiązanych systemów. Dokładną cenę poznajesz przed startem, na Mapie Oszczędności. Nie rośnie w trakcie wdrożenia i nie zależy od procentu Twoich oszczędności.
Zwrot liczysz tak: cena integracji podzielona przez roczną wartość ręcznej pracy z tabeli. Przy 300 fakturach miesięcznie ręczna praca kosztuje 12 060 zł rocznie, a po automatyzacji zostaje z niej około 1 206 zł. Wynik poznasz na Mapie Oszczędności.
Cenę poznasz po Mapie Oszczędności
Mapa jest bezpłatna i zostaje u Ciebie, nawet jeśli nie zdecydujesz się na integrację.
Pytania o integrację z KSeF przez API
Co to jest KSeF API?
KSeF API to interfejs programistyczny Krajowego Systemu e-Faktur. Dzięki niemu Twój system wysyła i pobiera faktury bez logowania się do aplikacji. Ministerstwo Finansów udostępnia specyfikację w formacie OpenAPI 3.0.4.
Czy środowisko testowe KSeF działa?
Tak. Środowisko integracyjne działa na zanonimizowanych danych, a faktury w nim wystawione nie wywołują skutków prawnych. Środowisko przedprodukcyjne Demo wymaga prawdziwych uprawnień, ale faktury w nim też nie mają skutków prawnych.
Ile trwa integracja z KSeF przez API?
Mapę Oszczędności dostajesz na piśmie w 3 dni robocze. Pierwsza integracja zwykle działa po 2 do 6 tygodniach, zależnie od liczby programów i typów faktur. Efekt mierzymy przez 30 dni od uruchomienia.
Co muszę zrobić sam?
Dwie rozmowy po 30 minut, dostęp do programu, w którym powstają faktury, i uprawnienia w KSeF. Wniosek o certyfikat wymaga uwierzytelnienia w systemie, na przykład Podpisem Zaufanym.
Co z certyfikatem, bezpieczeństwem i RODO?
Certyfikatem wydanym na spółkę zarządza spółka i to ona odpowiada za jego unieważnienie. Jeśli przy integracji przetwarzamy dane osobowe, zawieramy z Tobą umowę powierzenia danych.
Czy integracja zadziała z moim programem?
Zależy od wersji programu i sposobu wysyłki faktur. Nie zgadujemy: sprawdzimy to na Mapie Oszczędności, zanim cokolwiek podpiszesz.
Co, jeśli zmienię program albo MF zmieni API?
Kod integracji należy do Ciebie. Zmiany w API MF publikuje w changelogu, a my je wdrażamy w ramach opieki, która jest dodatkowa i nieobowiązkowa. Zmiana programu wymaga nowego mapowania pól, które opisujemy w Mapie Oszczędności.
Co, jeśli integracja nie osiągnie celu?
Cel zapisany w umowie mierzymy przez 30 dni od uruchomienia. Jeśli go nie osiągniemy, zwracamy 100% inwestycji, czyli całą kwotę za wdrożenie. W tym czasie poprawiamy integrację bez dopłat.
Powiązane usługi
Wdrożenie KSeF w firmie
Terminy, uprawnienia i pierwsze faktury w KSeF bez ręcznej pracy.
Pobieranie faktur z KSeF
Faktury kosztowe trafiają do programu księgowego bez przepisywania z aplikacji.
Integracja systemów
Optima, Subiekt, sklep i CRM wymieniają dane bez przepisywania.
Ile faktur miesięcznie idzie do KSeF ręcznie?
Opisz swój system w dwóch zdaniach. Odezwiemy się w ciągu 24 godzin. Mapę Oszczędności dostaniesz na piśmie w 3 dni robocze.