E-faktury66,2%firm zatrudniających od 10 do 249 osób wysyłało w 2023 r. e-faktury, których nie da się przetwarzać automatycznie. Biuro dostaje więc dokumenty, które trzeba najpierw odczytać, zanim je zaksięguje.
AI w księgowości dla biur rachunkowych
Co miesiąc biuro goni klientów o dokumenty, przepisuje faktury i uzgadnia wyciągi. AI w księgowości przejmuje zbieranie dokumentów, odczyt faktur i przypomnienia, a księgowa księguje. Cel zapisujemy w umowie, a jeśli go nie osiągniemy w 30 dni, zwracamy 100% inwestycji.
2 000 000+ €oszczędności dla firm SMB i enterprise
- Cel zapisany w umowie
- Stała cena znana przed startem
Pracujemy w programach, które znasz:
Ile godzin miesięcznie biuro oddaje na dokumenty klientów
Liczymy minuty na jednego klienta w miesiącu: zbieranie dokumentów z maili i telefonów, sortowanie i nazywanie plików, dopasowanie wyciągu, przypomnienia. Założenia są jawne i zastąpimy je liczbami Twojego biura na Mapie Oszczędności.
Dane branżoweŹródło w tekście
Format faktur13,98%firm zatrudniających od 10 do 249 osób wysyłało w tym samym roku e-faktury nadające się do automatycznego przetwarzania. Przy pozostałych dokumentach treść trzeba najpierw odczytać, zanim trafi do księgowania.
Źródło: Eurostat, isoc_eb_ics, wskaźnik E_INV4S_AP, Polska, firmy od 10 do 249 osób, 2023 r.
Archiwum5 latKsięgi rachunkowe przechowuje się co najmniej tyle lat. Archiwum dokumentów klienta musi więc mieć datę wpływu i przypisanie do roku obrotowego od pierwszego dnia.
Trzy scenariuszeZł rocznie przy 67 zł za h
| Biuro | Klientów | Ręcznie, h / rok | Zostaje, h / rok | Oszczędność / rok |
|---|---|---|---|---|
| Biuro do 30 klientów | 30 | 270 | 90 | 12 060 zł |
| Biuro do 100 klientów | 100 | 900 | 300 | 40 200 zł |
| Biuro do 300 klientów | 300 | 2 700 | 900 | 120 600 zł |
Założenia: 45 minut na klienta miesięcznie (zbieranie dokumentów, sortowanie i nazywanie, dopasowanie wyciągu, przypomnienia). Zostaje 15 minut na wyjątki i pytania klientów. To założenia do sprawdzenia na Mapie Oszczędności.
Skąd stawka: według GUS przeciętne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw we wrześniu 2026 r. wyniosło 9 266,48 zł. Po doliczeniu kosztów pracodawcy i podzieleniu przez 167,3 godziny w miesiącu wychodzi 67 zł za godzinę. Tę stawkę przyjmujemy we wszystkich wyliczeniach na stronie. Źródło: GUS: Sytuacja społeczno-gospodarcza kraju, wynagrodzenia (23.10.2026).
AI w księgowości: co automatyzujemy w biurze
Sześć etapów miesiąca, w których biuro płaci czasem za każdego klienta.
Zbieranie dokumentów od klientów
Faktury z maili, zdjęcia paragonów i wyciągi trafiają do skrzynki właściwego klienta, w jednym ustalonym miejscu.
Odczyt i propozycja konta
Model odczytuje datę, NIP, kwoty i stawki VAT oraz proponuje konto i opis. Człowiek sprawdza pozycje poniżej progu pewności.
Uzgadnianie wyciągów
Płatności łączą się z fakturami po kwocie, dacie i numerze. Pozycje bez pary trafiają na listę do decyzji.
Przypomnienia o brakach
Klient dostaje listę tego, czego brakuje w miesiącu, z terminem i kanałem ustalonym na starcie.
Kalendarz terminów klientów
Terminy deklaracji, zamknięć miesiąca i przekazania dokumentów widać w jednym widoku dla każdego klienta.
Raport miesięczny
Stan dokumentów, zaległości i wyniki trafiają do klienta i do zespołu w jednym pliku, bez składania ręcznego.
Automatyzacja księgowości: miesiąc biura krok po kroku
Biuro nie wie, ile dokumentów przyjdzie w danym miesiącu, bo klienci wysyłają je na bieżąco. Automatyzacja działa więc jak strumień: dokument wchodzi, dostaje klienta i datę, a dopiero na końcu miesiąca trafia do zatwierdzenia.
Krok po krokuOd wpływu dokumentu do zamknięcia
- 1
Dokumenty wpływają przez cały miesiąc
Mail, aplikacja, skan i wyciąg bankowy trafiają do skrzynki przypisanej do klienta. Nic nie zostaje w telefonie księgowej.
- 2
Odczyt i sprawdzenie
System odczytuje dane z dokumentu, a człowiek sprawdza tylko pozycje poniżej progu pewności. Próg ustalamy na starcie, na dokumentach klienta.
- 3
Uzgodnienie płatności
Wyciąg łączy się z fakturami. Brak dopasowania to osobna lista do decyzji, bez wpływu na resztę miesiąca.
- 4
Przypomnienia i zaległości
Wiadomość do klienta idzie w ustalonym dniu i dotyczy tylko dokumentów, których brakuje.
- 5
Zamknięcie i raport
Biuro zatwierdza miesiąc, a klient dostaje raport z zaległościami i terminami następnego miesiąca.
Czy AI zastąpi księgowych
Podział zadań ustalamy na pierwszym etapie. Model nie zatwierdza księgowania. Proponuje, sprawdza i przypomina, a decyzja o zaksięgowaniu i odpowiedzialność za rozliczenie zostają po stronie biura.
| Zadanie | Model i automatyzacja | Osoba w biurze |
|---|---|---|
| Odczyt daty, NIP, kwot i stawek VAT | Odczytuje dane i zaznacza braki | Sprawdza pozycje poniżej progu pewności |
| Wybór konta i opis kosztu | Proponuje na podstawie historii klienta | Zatwierdza zmianę konta i wyjątki |
| Dopasowanie wyciągu do faktur | Łączy po kwocie, dacie i numerze | Rozstrzyga pozycje bez pary |
| Przypomnienie o dokumencie | Wysyła według harmonogramu | Decyduje o wyjątkach dla klienta |
| Nietypowe wartości | Oznacza je w raporcie | Podejmuje decyzję i odpowiada za rozliczenie |
Próg pewności i listę wyjątków ustalamy na próbie z dokumentami klientów. Im dłuższa próba, tym mniej pozycji trafia do ręcznej kontroli.
Elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym
Skan i odczyt nie zastępują dokumentu. Każdy plik ma datę wpływu, przypisanie do klienta i rok obrotowy, a okres przechowywania wynika z ustawy o rachunkowości. Dzięki temu kontrola i zapytanie klienta nie zaczynają się od szukania maila.
- Skan z odczytem i datą wpływu w archiwum klienta.
- Oryginał faktury z KSeF zostaje w systemie KSeF na jego zasadach.
- Księgi rachunkowe przechowywane co najmniej 5 lat.
- Dostęp do archiwum mają osoby, które prowadzą klienta.
Jak wygląda wdrożenie AI w biurze rachunkowym
HarmonogramOd listy klientów do pomiaru
- Dzień 0
Rozmowa 30 do 60 minut
Lista klientów, programy księgowe, kanały dokumentów: mail, aplikacja, bank. Ustalamy, co biuro dziś przepisuje ręcznie.
- Do 3 dni
Mapa Oszczędności na piśmie
Minuty na klienta, zakres automatyzacji, podział zadań z biurem i stała cena.
- 2 do 6 tygodni
Pilot na kilku klientach
Odczyt, uzgodnienia i przypomnienia działają na 3 do 5 klientach. Ustalamy próg pewności i listę wyjątków na ich dokumentach.
- 30 dni
Pomiar minut i zaległości
Porównujemy minuty na klienta i liczbę zaległości z celem z umowy, a potem dokładamy kolejnych klientów.
Od Ciebie
- Lista klientów i używanych programów księgowych
- Dostęp do skrzynek z dokumentami i wyciągów klientów
- Osoba z biura, która zatwierdza progi i wyjątki
- Dwie rozmowy po 30 minut
Po naszej stronie
- Konfiguracja odczytu, dopasowania i przypomnień
- Próg pewności ustalony na dokumentach klienta
- Poprawki i pomiar przez 30 dni bez dopłat
Gwarancja efektu: zapisany wynik albo zwrot pieniędzy
1
Zapisujemy wynik
Mierzymy dziś minuty pracy na jednego klienta w miesiącu: zbieranie, sortowanie, przypomnienia. Cel wpisujemy do umowy, na przykład 15 minut na klienta zamiast 45.
2
Wdrażamy za stałą cenę
Konfigurujemy odczyt, uzgodnienia, przypomnienia i raport. Przez 30 dni od uruchomienia poprawiamy je bez dopłat.
3
Mierzymy razem
Po 30 dniach porównujemy minuty na klienta i liczbę zaległości z celem z umowy. Jeśli cel nie został osiągnięty, zwracamy 100% inwestycji, czyli całą kwotę za wdrożenie.
Ile kosztuje automatyzacja biura rachunkowego
Od czego zależy cenaStała cena
- §1
Liczba klientów i dokumentów
Im więcej dokumentów miesięcznie, tym większa skala odczytu i dopasowania. Dokładna liczba dokumentów wychodzi na Mapie Oszczędności z próby.
- §2
Programy i wyciągi
Każdy program księgowy i każdy bank ma inny sposób eksportu i importu. Połączenia z nimi wpływają na zakres prac.
- §3
Próg i zasady zatwierdzania
Ustawienie progu pewności i listy wyjątków zajmuje czas, bo musi pasować do praktyki biura.
- §4
Zasada stałej ceny
Kwota zależy od wielkości biura i liczby połączeń, a jej widełki to od 2 000 do 14 000 zł. Dokładną kwotę podajemy przed startem na Mapie Oszczędności. Nie zmienia się w trakcie wdrożenia i nie zależy od procentu oszczędności.
Przy 100 klientach oszczędność czasu wynosi 40 200 zł rocznie. Wdrożenie w widełkach od 2 000 do 14 000 zł zwraca się w czasie od około 0,6 do około 4,2 miesiąca.
Cenę poznasz po Mapie Oszczędności
Mapa jest bezpłatna i zostaje u Ciebie, nawet jeśli nie zdecydujesz się na wdrożenie.
Najczęstsze pytania o AI w księgowości
Ile kosztuje automatyzacja pracy biura rachunkowego?
Wdrożenie ma stałą cenę po Mapie Oszczędności: od kilkuset złotych do kilkudziesięciu tysięcy złotych, najczęściej od 2 000 do 14 000 zł, zależnie od liczby klientów i połączeń z programami. Cena nie rośnie w trakcie prac.
Czy AI sam zaksięguje faktury?
Nie. Model odczytuje dokument i proponuje konto, a osoba z biura zatwierdza. Wyjątki i zmiany konta zostają po stronie biura, a próg pewności ustalacie wspólnie na próbie.
Czy to zadziała z moim programem księgowym?
Zależy od tego, co program przyjmuje i eksportuje. Najczęściej łączymy się plikiem albo interfejsem API. Przed startem sprawdzamy to na Mapie Oszczędności, zanim cokolwiek podpiszesz.
Czy dokumenty klientów są bezpieczne przy użyciu AI?
Dane przetwarzamy na podstawie umowy powierzenia, z dostępem ograniczonym do osób prowadzących klienta. Dostawcę modelu i miejsce przechowywania danych wybieramy przed startem i zapisujemy w umowie.
Co klient musi zrobić sam?
Przesyłać dokumenty w ustalonym kanale i odpowiadać na pytania o niedopasowane pozycje. Resztę biuro dostaje z harmonogramu i przypomnień.
Czy przypomnienia do klientów mogą wysyłać się same?
Tak, z harmonogramu i tylko o dokumentach, których brakuje. Treść i godzinę wysyłki ustalacie przed startem, a wyjątki prowadzi biuro.
Jak długo przechowywać skany i dokumenty?
Księgi rachunkowe przechowuje się co najmniej 5 lat, a inne zbiory według art. 74 ustawy o rachunkowości. Archiwum prowadzimy tak, żeby okres był zapisany przy każdym dokumencie.
Powiązane usługi
KSeF dla biura rachunkowego
Uprawnienia klientów, codzienne pobieranie faktur i lista odrzuceń.
Automatyzacja faktur
Odczyt i księgowanie faktur w firmie, która prowadzi księgi sama.
Elektroniczny obieg dokumentów
Obieg faktur i umów z akceptacjami między działami firmy.
Ile dokumentów miesięcznie przechodzi przez biuro?
Podaj liczbę klientów i to, skąd przychodzą dokumenty. Odezwiemy się w ciągu 24 godzin. Mapę Oszczędności dostaniesz na piśmie w 3 dni robocze.