Przechowywanie danych5 latBiuro, które prowadzi księgi usługowo, jest instytucją obowiązaną z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Dane z identyfikacji klientów przechowuje przez 5 lat od zakończenia współpracy, więc archiwum i uprawnienia do nich trzeba prowadzić równo.
KSeF dla biura rachunkowego
Dziesiątki klientów, każdy z innymi uprawnieniami, a KSeF nie wysyła powiadomień. KSeF dla biura rachunkowego to pobieranie faktur wszystkich NIP-ów i jedna lista odrzuceń i braków. Cel zapisujemy w umowie, a jeśli go nie osiągniemy w 30 dni, zwracamy 100% inwestycji.
2 000 000+ €oszczędności dla firm SMB i enterprise
- Cel zapisany w umowie
- Stała cena znana przed startem
Pracujemy w programach, które znasz:
Ile czasu zabiera KSeF w biurze rachunkowym
Liczymy minuty na jednego klienta w miesiącu: sprawdzenie nowych faktur w KSeF, odrzucenia i błędy, zapis UPO i numeru KSeF, wiadomość do klienta. Założenia są jawne, a na Mapie Oszczędności zastąpimy je liczbami Twojego biura.
Dane branżoweŹródło w tekście
Certyfikat2 lataTyle najdłużej może być ważny certyfikat KSeF. Certyfikat osobisty służy tylko osobie, która go pobrała, więc księgowa nie może pracować na certyfikacie właściciela klienta.
Źródło: KSeF 2.0, Pytania i odpowiedzi, część Certyfikaty KSeF, pytania 2 i 8
Uprawnienia1 lutego 2026Od tej daty działają uprawnienia nadane w Module Certyfikatów i Uprawnień. Uprawnienia nadane pracownikom w KSeF 1.0 nie działają w 2.0, poza uprawnieniami z ZAW-FA i właścicielskimi, więc każdego klienta trzeba sprawdzić osobno.
Źródło: KSeF 2.0, Pytania i odpowiedzi, część Uprawnienia i autoryzacja, pytanie 36
Trzy scenariuszeZł rocznie przy 67 zł za h
| Biuro | Klientów | Ręcznie, h / rok | Zostaje, h / rok | Oszczędność / rok |
|---|---|---|---|---|
| Małe biuro | 30 | 120 | 30 | 6 030 zł |
| Średnie biuro | 100 | 400 | 100 | 20 100 zł |
| Duże biuro | 300 | 1 200 | 300 | 60 300 zł |
Założenia: 20 minut na klienta miesięcznie (sprawdzenie faktur w KSeF, odrzucenia i błędy, zapis UPO i numeru KSeF, wiadomość do klienta). Zostaje 5 minut na wyjątki i decyzje księgowej. To założenia do sprawdzenia na Mapie Oszczędności.
Skąd stawka: według GUS przeciętne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw we wrześniu 2026 r. wyniosło 9 266,48 zł. Po doliczeniu kosztów pracodawcy i podzieleniu przez 167,3 godziny w miesiącu wychodzi 67 zł za godzinę. Tę stawkę przyjmujemy we wszystkich wyliczeniach na stronie. Źródło: GUS: Sytuacja społeczno-gospodarcza kraju, wynagrodzenia (23.10.2026).
Co automatyzujemy w KSeF dla biura rachunkowego
Sześć miejsc, w których biuro traci czas przy każdym kliencie.
Mapa uprawnień klientów
Dla każdego klienta widać, kto ma dostęp, na jakiej podstawie i czy trzeba coś zgłosić w ZAW-FA albo w module MCU.
Codzienne pobieranie faktur
Program sam sprawdza nowe faktury w KSeF dla każdego klienta, bo KSeF nie wysyła powiadomień o fakturach.
Lista odrzuceń
Plik z błędami zostaje odrzucony i faktura nie jest wystawiona. Pracownik dostaje listę z przyczyną, a klient konkretną wiadomość.
UPO i numer KSeF w dokumentach
Numer KSeF i UPO zapisują się przy dokumencie i w karcie klienta, bez przepisywania między programami.
Raport dla klienta
Klient dostaje jedną stronę: faktury w KSeF, odrzucenia i sprawy, które wymagają jego decyzji.
Terminy certyfikatów i tokenów
Przypomnienie z wyprzedzeniem o końcu ważności certyfikatu lub zmianie osoby w ZAW-FA, zanim faktury przestaną się pobierać.
Uprawnienia KSeF: kto ma dostęp do faktur klienta
Uprawnienia w KSeF nadaje się osobom albo podmiotom, a każdy klient ma inną drogę. Firma z pieczęcią kwalifikowaną korzysta z uprawnień domyślnych bez zgłoszeń. Firma bez pieczęci składa zawiadomienie ZAW-FA, w którym wskazuje osobę do obsługi KSeF, a ta osoba nadaje dalsze uprawnienia już elektronicznie.
Biuro może dostać uprawnienie jako cały podmiot. Wtedy klient zaznacza, że biuro może delegować uprawnienia swoim pracownikom, a biuro wskazuje, kto w praktyce wystawia i pobiera faktury. Nie trzeba więc nadawać uprawnień każdemu księgowemu z osobna.
- Firma z pieczęcią kwalifikowaną: uprawnienia domyślne, bez zgłoszeń w urzędzie skarbowym.
- Firma bez pieczęci: ZAW-FA z osobą do obsługi KSeF, która nadaje dalsze uprawnienia.
- Całe biuro z prawem delegowania uprawnień na pracowników.
- Certyfikat osobisty zostaje przy osobie, która go pobrała, i nie przechodzi na biuro.
Jak przenieść klientów biura do KSeF 2.0
Biuro, które działało w KSeF 1.0, ma u klientów uprawnienia w starym modelu. Te nadane pracownikom nie działają w KSeF 2.0, poza ZAW-FA i uprawnieniami właścicielskimi. Migrację robimy klient po kliencie, bo każdy ma inną formę prawną i inną osobę do obsługi.
| Sytuacja klienta | Co działa w KSeF 2.0 | Co zrobić w biurze |
|---|---|---|
| Jednoosobowa działalność | Uprawnienie właścicielskie przypisane do NIP, bez zgłoszeń | Sprawdzić, czy właściciel sam korzysta, i ustalić, czy deleguje dostęp biuru |
| Spółka z pieczęcią kwalifikowaną | Domyślne uprawnienia właścicielskie | Nadać uprawnienia w KSeF osobom z biura, bez ZAW-FA |
| Spółka bez pieczęci | Działa tylko osoba wskazana w ZAW-FA | Sprawdzić, kogo wskazuje ZAW-FA, i zgłosić zmianę, jeśli trzeba |
| Uprawnienia nadane w KSeF 1.0 | Nie działają, poza ZAW-FA i uprawnieniami właścicielskimi | Nadać je ponownie w module MCU, po sprawdzeniu osób |
Kolejność zgłoszeń i listę klientów do zmiany ustalamy na Mapie Oszczędności, zanim zaczniemy jakąkolwiek zmianę w systemie klienta.
Miesięczna rutyna biura w KSeF
Każdy miesiąc w biurze wygląda podobnie: sprawdzenie uprawnień, pobranie faktur, obsługa odrzuceń, zapis dokumentów i raport. Zamieniamy tę rutynę w harmonogram, który działa bez pamiętania o każdym kliencie z osobna.
Krok po krokuOd listy klientów do raportu
- 1
Lista klientów i uprawnień
Przed początkiem miesiąca sprawdzamy, kto ma dostęp, kiedy kończy się ważność certyfikatu i które firmy zmieniły osobę do obsługi.
- 2
Pobranie faktur klientów
Program odczytuje nowe faktury w KSeF dla każdego klienta w zaplanowanych godzinach, bo KSeF nie informuje o nowych fakturach.
- 3
Odrzucenia i błędy
Odrzucony plik nie tworzy faktury. Lista trafia do osoby prowadzącej klienta z przyczyną błędu, zanim faktura przepadnie w terminie.
- 4
UPO i numer KSeF w dokumentach
Numer KSeF i UPO zapisują się przy dokumencie i w karcie klienta, zanim księgowa zamknie miesiąc.
- 5
Raport dla klienta
Klient dostaje jedną stronę: faktury w KSeF, odrzucenia i sprawy, które wymagają jego decyzji przed zamknięciem miesiąca.
- Decyzja o klasyfikacji kosztu i zaksięgowaniu zostaje po stronie księgowej.
- Wyjątki z odrzuceń trafiają do osoby, która zna klienta.
- Każdy klient ma zapisane, kto zatwierdza raport po jego stronie.
Jak wygląda wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym
HarmonogramOd listy klientów do pomiaru
- Dzień 0
Rozmowa 30 do 60 minut
Lista klientów, formy prawne, kto dziś składa ZAW-FA i kto pobiera faktury z KSeF.
- Do 3 dni
Mapa Oszczędności na piśmie
Minuty na klienta, mapa uprawnień dla każdej grupy klientów i stała cena wdrożenia.
- 2 do 6 tygodni
Rutyna działa na pierwszych klientach
Zgłoszenia uprawnień, ustawienie pobierania, raport dla pierwszej grupy klientów i poprawki po pierwszym miesiącu.
- 30 dni
Pomiar minut na klienta
Porównujemy czas pracy z celem z umowy i ustalamy, która kolejna grupa klientów wchodzi do rutyny.
Od Ciebie
- Lista klientów z formą prawną i informacją o pieczęci
- Zgody klientów i dostęp do ich kont w KSeF
- Osoba z biura, która zatwierdza raport
- Dwie rozmowy po 30 minut
Po naszej stronie
- Mapa uprawnień i przygotowanie zgłoszeń ZAW-FA
- Konfiguracja pobierania i listy odrzuceń
- Raport dla klientów i poprawki przez 30 dni bez dopłat
Gwarancja efektu: zapisany wynik albo zwrot pieniędzy
1
Zapisujemy wynik
Mierzymy dziś minuty pracy na jednego klienta w KSeF przez dwa tygodnie. Cel wpisujemy do umowy, na przykład: pobieranie, odrzucenia i raport w 5 minut na klienta miesięcznie.
2
Wdrażamy za stałą cenę
Konfigurujemy uprawnienia, pobieranie i raport. Przez 30 dni od uruchomienia poprawiamy je bez dopłat.
3
Mierzymy razem
Po 30 dniach porównujemy minuty na klienta z celem z umowy. Jeśli cel nie został osiągnięty, zwracamy 100% inwestycji, czyli całą kwotę za wdrożenie.
Ile kosztuje KSeF dla biura rachunkowego
Od czego zależy cenaStała cena
- §1
Liczba klientów i formy prawne
Każda grupa klientów ma inną drogę uprawnień: jednoosobowa działalność, spółka z pieczęcią, spółka bez pieczęci. Im więcej grup, tym więcej konfiguracji i sprawdzeń.
- §2
Program i sposób pobierania
Pobieranie przez API, połączenie z programem księgowym biura albo raport w arkuszu wpływa na zakres prac. Klienci na programach z KSeF 1.0 wymagają osobnego zakresu.
- §3
Migracja uprawnień
Uprawnienia nadane w KSeF 1.0 trzeba nadać ponownie w module MCU. To osobna pozycja w zakresie, liczona po liczbie klientów.
- §4
Zasada stałej ceny
Projekty są szyte na miarę: od kilkuset złotych do kilkudziesięciu tysięcy złotych, najczęściej od 2 000 do 14 000 zł, zależnie od wielkości firmy i liczby powiązanych systemów. Dokładną cenę poznasz przed startem, na Mapie Oszczędności. Nie rośnie w trakcie wdrożenia i nie zależy od procentu Twoich oszczędności.
Przy 100 klientach oszczędność czasu wynosi 20 100 zł rocznie. Wdrożenie w widełkach od 2 000 do 14 000 zł zwraca się w czasie od około 1,2 do około 8,4 miesiąca.
Cenę poznasz po Mapie Oszczędności
Mapa jest bezpłatna i zostaje u Ciebie, nawet jeśli nie zdecydujesz się na wdrożenie.
Najczęstsze pytania biur rachunkowych o KSeF
Ile kosztuje KSeF dla biura rachunkowego?
Wdrożenie ma stałą cenę po Mapie Oszczędności: od kilkuset złotych do kilkudziesięciu tysięcy złotych, najczęściej od 2 000 do 14 000 zł, zależnie od liczby klientów i powiązanych systemów. Cena nie rośnie w trakcie prac.
Czy trzeba nadać uprawnienia każdemu pracownikowi biura?
Nie. Klient może nadać uprawnienie całemu biuru i zaznaczyć, że biuro deleguje je pracownikom. Wtedy biuro wskazuje, kto w praktyce wystawia i pobiera faktury.
Czy certyfikat księgowej może obsługiwać wielu klientów?
Certyfikat osobisty służy tylko osobie, która go pobrała. Uprawnienia do firm klientów nadaje się osobno. Zmiana uprawnień u jednego klienta nie unieważnia certyfikatu.
Co z uprawnieniami nadanymi w KSeF 1.0?
Nie działają w KSeF 2.0, z wyjątkiem uprawnień z ZAW-FA i uprawnień właścicielskich. Nadaje się je ponownie w Module Certyfikatów i Uprawnień, który MF udostępniło 1 listopada 2025 r.; tak nadane uprawnienia działają od 1 lutego 2026 r. Każdego klienta sprawdzamy osobno.
Czy KSeF powiadomi biuro o nowej fakturze?
Nie. KSeF nie wysyła powiadomień, więc program musi regularnie sprawdzać, czy pojawiły się nowe faktury. Dlatego pobieranie działa według harmonogramu, bez czekania na zgłoszenie.
Co, jeśli klient zmieni biuro?
Uprawnienia nadaje i odbiera klient albo osoba wskazana w ZAW-FA, więc to klient decyduje, komu je przekazać. Nowe biuro dostaje uprawnienia od klienta, a stare traci dostęp po ich odebraniu.
Czy dane klientów biura są bezpieczne?
Administratorem danych jest biuro, a ZeroKlik działa na podstawie umowy powierzenia danych, którą ustalamy przed startem. Dostęp ograniczamy do uprawnień potrzebnych do pobierania i raportu.
Powiązane usługi
Wdrożenie KSeF
Dla firmy, która sama wystawia faktury w KSeF: zakres, terminy i pierwsze tygodnie.
Pobieranie faktur z KSeF
Odczyt faktur kosztowych do programu księgowego bez przepisywania.
Automatyzacja biura rachunkowego
Cały miesiąc biura: dokumenty od klientów, uzgodnienia i kalendarz terminów.
Ilu klientów biura obsługujecie w KSeF ręcznie?
Podaj liczbę klientów i to, kto dziś pobiera faktury. Odezwiemy się w ciągu 24 godzin. Mapę Oszczędności dostaniesz na piśmie w 3 dni robocze.