Dokumenty elektroniczne9 lipca 2027Od tej daty przepisy o elektronicznych informacjach o transporcie mają działać w pełni: organy kontroli muszą przyjmować dane przekazane elektronicznie przez certyfikowane platformy. Dane zlecenia warto więc mieć już dziś w jednym rekordzie.
Automatyzacja logistyki i spedycji
Zlecenia transportowe przychodzą mailem i trafiają do TMS oraz arkuszy przez kilka rąk. Automatyzacja logistyki prowadzi zlecenie od maila przez przewoźnika i dokumenty aż do faktury. Cel zapisujemy w umowie, a jeśli go nie osiągniemy w 30 dni, zwracamy 100% inwestycji.
2 000 000+ €oszczędności dla firm SMB i enterprise
- Cel zapisany w umowie
- Stała cena znana przed startem
Pracujemy w programach, które znasz:
Ile czasu zabiera zlecenie transportowe od maila do faktury
Liczymy minuty na jedno zlecenie: przepisanie z maila, wycenę, potwierdzenia przewoźnika, dokumenty i rozliczenie. Założenia są jawne, a na Mapie Oszczędności zastąpimy je danymi Twojej firmy.
Dane branżoweŹródło w tekście
Wymiana danych22,68%firm zatrudniających od 10 do 249 osób wymieniało w 2023 r. informacje o łańcuchu dostaw elektronicznie z dostawcami albo odbiorcami. Pozostałe firmy wciąż przepisują zlecenia i potwierdzenia z maili i telefonów.
Źródło: Eurostat, isoc_eb_ics, wskaźnik E_SISC, Polska, firmy od 10 do 249 osób, 2023 r.
Założenie12 minutto założony czas ręcznej obsługi jednego zlecenia od wpisu do faktury w małej i średniej spedycji. To wartość do sprawdzenia na Twoich danych, bo zależy od liczby przewoźników i formatu zleceń.
Źródło: Założenie ZeroKlik, do sprawdzenia na Mapie Oszczędności
Trzy scenariuszeZł rocznie przy 67 zł za h
| Firma | Zleceń / mies. | Ręcznie, h / rok | Zostaje, h / rok | Oszczędność / rok |
|---|---|---|---|---|
| Mała spedycja | 200 | 480 | 120 | 24 120 zł |
| Średnia spedycja | 800 | 1 920 | 480 | 96 480 zł |
| Duża spedycja | 2 000 | 4 800 | 1 200 | 241 200 zł |
Założenia: 12 minut na zlecenie od wpisu do faktury (przepisanie z maila, wycena, potwierdzenia, dokumenty, rozliczenie). Zostaje 3 minuty na kontrolę spedytora i wyjątki. To założenia do sprawdzenia na Mapie Oszczędności.
Skąd stawka: według GUS przeciętne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw we wrześniu 2026 r. wyniosło 9 266,48 zł. Po doliczeniu kosztów pracodawcy i podzieleniu przez 167,3 godziny w miesiącu wychodzi 67 zł za godzinę. Tę stawkę przyjmujemy we wszystkich wyliczeniach na stronie. Źródło: GUS: Sytuacja społeczno-gospodarcza kraju, wynagrodzenia (23.10.2026).
Co automatyzujemy w spedycji
Sześć miejsc, w których zlecenie gubi czas i dane.
Zlecenia z maili i załączników
Odczyt zlecenia z maila lub załącznika i wstępne wypełnienie rekordu: trasa, termin, towar, ładunek, dane kontrahenta.
Podpowiedź stawki
Stawka z historii trasy i klienta, do zatwierdzenia przez spedytora. Wycena wysyła się szybciej, bez szukania w arkuszach.
Potwierdzenia przewoźników
Zlecenie do przewoźnika wychodzi z gotowym opisem, a potwierdzenia zbierają się w jednym miejscu przy zleceniu.
Status i odchylenia
Zlecenie bez potwierdzenia albo z opóźnieniem zgłasza się spedytorowi, zanim klient zapyta o ładunek.
Dokumenty po rozładunku
Zdjęcia i skany przypisują się do zlecenia i pojazdu. Brak dokumentu uruchamia przypomnienie.
Faktura i rozliczenie przewoźnika
Zlecenia zestawiają się do faktury sprzedaży i do rozliczenia podwykonawcy, z tą samą kwotą w obu miejscach.
Zlecenie transportowe krok po kroku
Zlecenie w spedycji jest zwykle jednym mailem i kilkoma załącznikami, ale w systemie musi być jednym rekordem. Najpierw trzeba je rozbić na pola, potem rozdzielić między przewoźników, a na końcu zebrać dokumenty i kwotę. Każdy z tych kroków to osobna praca, a czas znika między nimi.
Krok po krokuPrzebieg zlecenia
- 1
Zapytanie i wycena
Mail z trasą i towarem trafia do rekordu. Stawka z historii pojawia się obok, a spedytor ją zatwierdza.
- 2
Zlecenie i potwierdzenie
Zlecenie wychodzi do klienta i do przewoźnika w jednym opisie. Potwierdzenie wraca i przypisuje się do rekordu.
- 3
Przewoźnik i pojazd
Wpisujemy przewoźnika albo podwykonawcę, numer pojazdu i kierowcę. Zmiana w trakcie zlecenia zostaje w historii.
- 4
Dokumenty przewozowe
Dokumenty z rozładunku trafiają do rekordu: zdjęcie, skan, uwagi o szkodach. Brakujący dokument zgłasza się sam.
- 5
Status i odchylenia
Opóźnienie albo zmiana terminu pojawia się na liście spedytora, zanim klient zadzwoni z pytaniem.
- 6
Faktura i rozliczenie
Kwota zlecenia trafia do faktury sprzedaży i do rozliczenia przewoźnika. Różnice pokazują się przed zamknięciem miesiąca.
System TMS a przepisywanie zleceń: gdzie znika czas
Najwięcej czasu zabiera przepisywanie. Poniżej każdy punkt, w którym dane trzeba wpisać drugi raz, i to, co z nim robimy. Decyzje handlowe zostają po stronie spedytora, a automatyzacja zajmuje się przepisywaniem i szukaniem.
| Miejsce | Dlaczego to zajmuje czas | Co automatyzujemy |
|---|---|---|
| Przepisanie zlecenia z maila | Dane trzeba wpisać ręcznie do systemu albo arkusza | Odczyt załącznika i wstępne wypełnienie rekordu |
| Wycena i stawka | Szukanie w cenniku i w starych zleceniach | Podpowiedź stawki z historii, decyzja spedytora |
| Podwykonawca i potwierdzenie | Ręczne wiadomości do przewoźników i telefony | Wysyłka zlecenia i zbieranie potwierdzeń przy rekordzie |
| Dokumenty po rozładunku | Zdjęcia i skany na kilku skrzynkach | Przypisanie dokumentu do zlecenia i alert o braku |
| Rozliczenie i faktura | Dwa osobne wpisy i ręczne uzgodnienie kwot | Zestawienie zleceń do faktury i rozliczenia |
Dla każdego miejsca pokazujemy na Mapie Oszczędności, ile minut zajmuje dziś, a ile zostanie po zmianie. Liczby wynikają z Twoich zleceń, nie z przeciętnej branży.
Dokumenty elektroniczne w transporcie i eFTI
Od 9 lipca 2027 r. kontrola w transporcie drogowym będzie mogła odczytywać dane o przewozie przekazane elektronicznie. Firma, która ma zlecenie w jednym rekordzie z dokumentami przypisanymi do przewozu, nie musi niczego szukać przy kontroli. Zakres zależy od rodzaju przewozów, więc to pierwsze pytanie na Mapie Oszczędności.
- Dane zlecenia w jednym rekordzie, bez czterech plików w czterech skrzynkach.
- Dokumenty przypisane do zlecenia, pojazdu i kierowcy.
- Historia zmian stawki, przewoźnika i statusu do wglądu przy kontroli.
- Dostęp do danych dla osób, które faktycznie prowadzą zlecenie.
Jak wygląda wdrożenie w spedycji
HarmonogramOd pierwszego zlecenia do pomiaru
- Dzień 0
Rozmowa 30 do 60 minut
Przebieg zlecenia od maila do faktury, programy (TMS, arkusz, program fakturujący) i liczba zleceń miesięcznie.
- Do 3 dni
Mapa Oszczędności na piśmie
Minuty na zlecenie, zakres automatyzacji, lista miejsc przepisywania i stała cena.
- 2 do 6 tygodni
Zlecenia z maili w systemie
Odczyt zleceń, podpowiedź stawki i potwierdzenia działają z zespołem na bieżących zleceniach.
- 30 dni
Pomiar minut na zlecenie
Porównujemy czas od maila do zlecenia i do faktury z celem z umowy, a potem poprawiamy wyjątki.
Od Ciebie
- Przykładowe maile z zleceniami i lista przewoźników
- Dostęp do systemu lub arkusza, w którym dziś prowadzisz zlecenia
- Spedytor, który zatwierdza stawki i wyjątki
- Dwie rozmowy po 30 minut
Po naszej stronie
- Odczyt zleceń, podpowiedź stawki i potwierdzenia
- Przypisanie dokumentów i zestawienie do faktury
- Poprawki i pomiar przez 30 dni bez dopłat
Gwarancja efektu: zapisany wynik albo zwrot pieniędzy
1
Zapisujemy wynik
Mierzymy dziś czas od maila do zlecenia i do faktury przez dwa tygodnie. Cel wpisujemy do umowy, na przykład 3 minuty na zlecenie zamiast 12.
2
Wdrażamy za stałą cenę
Konfigurujemy odczyt zleceń, stawki, potwierdzenia i zestawienia. Przez 30 dni od uruchomienia poprawiamy je bez dopłat.
3
Mierzymy razem
Po 30 dniach porównujemy minuty na zlecenie z celem z umowy. Jeśli cel nie został osiągnięty, zwracamy 100% inwestycji, czyli całą kwotę za wdrożenie.
Ile kosztuje automatyzacja logistyki i spedycji
Od czego zależy cenaStała cena
- §1
Liczba zleceń i przewoźników
Więcej zleceń i więcej przewoźników oznacza więcej potwierdzeń do obsłużenia i większą skalę zestawień.
- §2
System, w którym pracujesz
TMS, arkusz, program fakturujący czy sklep z zamówieniami: od tego zależy, czy łączymy się z systemem, czy pracujemy na plikach.
- §3
Rodzaje dokumentów
Zdjęcia, CMR, pieczęcie i dokumenty wewnętrzne mają różne reguły przypisania. Każdy typ dokumentu to osobna konfiguracja.
- §4
Zasada stałej ceny
Projekty są szyte na miarę: od kilkuset złotych do kilkudziesięciu tysięcy złotych, najczęściej od 2 000 do 14 000 zł. Dokładną kwotę poznasz przed startem, na Mapie Oszczędności. Nie zmienia się w trakcie wdrożenia i nie zależy od procentu oszczędności.
Przy 800 zleceniach miesięcznie oszczędność czasu wynosi 96 480 zł rocznie. Wdrożenie w widełkach od 2 000 do 14 000 zł zwraca się w czasie od około 0,2 do około 1,7 miesiąca.
Cenę poznasz po Mapie Oszczędności
Mapa jest bezpłatna i zostaje u Ciebie, nawet jeśli nie zdecydujesz się na wdrożenie.
Najczęstsze pytania spedycji o automatyzację
Ile kosztuje automatyzacja spedycji?
Wdrożenie ma stałą cenę po Mapie Oszczędności: od kilkuset złotych do kilkudziesięciu tysięcy złotych, najczęściej od 2 000 do 14 000 zł, zależnie od liczby zleceń i systemów. Cena nie rośnie w trakcie prac.
Czy działa z TMS, którego używam?
Zależy od tego, czy system ma interfejs albo eksport. Jeśli nie, pracujemy na plikach z jego danymi. Sprawdzamy to na Mapie Oszczędności, zanim podpiszesz umowę.
Czy spedytor straci kontrolę nad stawkami?
Nie. System podpowiada stawkę z historii, ale zatwierdza ją spedytor. Każda zmiana stawki zostaje w historii zlecenia.
Czy eFTI dotyczy mojej firmy?
Od 9 lipca 2027 r. przepisy eFTI obejmują dane o przewozie przekazywane elektronicznie na kontrolę. Które przewozy i które platformy wchodzą w zakres, zależy od rodzaju działalności, więc ustalamy to na Mapie Oszczędności.
Co z danymi klientów i kierowców?
Administratorem danych jest Twoja firma, a ZeroKlik działa na podstawie umowy powierzenia danych, którą ustalamy przed startem. Dostęp mają tylko osoby prowadzące zlecenie.
Co musi zrobić zespół?
Prowadzić zlecenia w jednym miejscu, zamiast w mailu i arkuszu równolegle. Pierwsze tygodnie to zwykle korekta nawyków, nie nowe narzędzie.
Czy automatyzacja zastąpi potwierdzenia od przewoźników?
Nie. Zlecenie i potwierdzenie wychodzą automatycznie, ale odpowiedź przewoźnika nadal wymaga decyzji spedytora, gdy jest niezgodna z zleceniem.
Powiązane usługi
Integracja systemów
TMS, program fakturujący i sklep wymieniają dane bez przepisywania między programami.
Automatyzacja faktur
Faktury sprzedaży i kosztowe odczytywane z dokumentów, z kontrolą człowieka.
Automatyczna windykacja
Przypomnienia o płatnościach za zlecenia prowadzimy według stałej sekwencji.
Ile zleceń miesięcznie wpisujecie dwa razy?
Podaj liczbę zleceń i program, w którym je prowadzicie. Odezwiemy się w ciągu 24 godzin. Mapę Oszczędności dostaniesz na piśmie w 3 dni robocze.