Kontakty z klientami siedzą w telefonie, mailu i arkuszu jednej osoby. CRM dla małej firmy porządkuje je w jednym miejscu: pomagamy wybrać system, wdrażamy go i ustawiamy przypomnienia. Cel zapisujemy w umowie, a jeśli go nie osiągniemy w 30 dni, zwracamy 100% inwestycji.
Pracujemy w programach, które znasz:
Liczymy minuty na jeden kontakt w miesiącu: wpis do arkusza, szukanie historii w mailu i telefonie, przypomnienie, follow-up. Założenia są jawne, a na Mapie Oszczędności zastąpimy je liczbami Twojej firmy.
Źródło: Eurostat, isoc_eb_iip, wskaźnik E_CRM1, Polska, firmy od 10 do 49 osób, 2025 r.
Źródło: Eurostat, isoc_eb_iip, wskaźnik E_CRM1, Polska, firmy 250 osób lub więcej, 2025 r.
Źródło: Bitrix24, cennik planów Free i Basic (dostęp 2.11.2026)
| Firma | Kontaktów / mies. | Ręcznie, h / rok | Zostaje, h / rok | Oszczędność / rok |
|---|---|---|---|---|
| Mała firma, 2 osoby | 60 | 120 | 36 | 5 628 zł |
| Mała firma, 5 osób | 150 | 300 | 90 | 14 070 zł |
| Mała firma, 10 osób | 300 | 600 | 180 | 28 140 zł |
Założenia: 10 minut na kontakt (wpis, szukanie historii, przypomnienie, follow-up). Zostaje 3 minuty na rozmowę i decyzję. To założenia do sprawdzenia na Mapie Oszczędności.
Skąd stawka: według GUS przeciętne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw we wrześniu 2026 r. wyniosło 9 266,48 zł. Po doliczeniu kosztów pracodawcy i podzieleniu przez 167,3 godziny w miesiącu wychodzi 67 zł za godzinę. Tę stawkę przyjmujemy we wszystkich wyliczeniach na stronie. Źródło: GUS: Sytuacja społeczno-gospodarcza kraju, wynagrodzenia (23.10.2026).
Sześć rzeczy, które w małym zespole giną między osobami.
Rozmowy, maile i ustalenia zapisują się przy kontakcie, więc każda osoba w zespole wie, co było wcześniej.
Każdy kontakt ma następny krok z terminem i właścicielem. Zadanie wraca, gdy termin mija bez działania.
Trzy do pięciu etapów, od pierwszego kontaktu do zlecenia. Widać, co stoi i dlaczego.
Dotychczasowe kontakty przechodzą do systemu bez duplikatów. Arkusz zostaje do wglądu.
Maile i zgłoszenia ze strony trafiają do karty kontaktu, z dostępem dla całego zespołu.
Przypomnienie o follow-upie i liczba kontaktów w toku w jednym widoku na początku tygodnia.
Na start wystarczy kilka funkcji, które zespół naprawdę używa. Każda dodatkowa funkcja to kolejne pola do wypełnienia i kolejna rzecz do pominięcia. Ustalamy minimum razem z właścicielem, a resztę dokładamy po pierwszym miesiącu pracy.
Przy dwóch osobach gotowy system w planie darmowym bywa wystarczający, o ile nie potrzebujesz telefonii. Przy pięciu osobach płatny plan bywa prostszy w utrzymaniu niż własny system. Własny CRM bez abonamentu za użytkownika ma sens, gdy proces jest nietypowy albo dane mają zostać u Ciebie.
| Opcja | Co płacisz | Kiedy ma sens |
|---|---|---|
| Gotowy CRM, plan darmowy | 0 zł dla 1 do 2 użytkowników w Bitrix24, bez telefonii i aplikacji z marketu | Dwie osoby, prosty proces, bez połączenia z fakturowaniem |
| Gotowy CRM, plan płatny | Abonament za plan, np. Basic dla 5 użytkowników za 199 zł miesięcznie przy rozliczeniu rocznym | Zespół 3 do 5 osób, potrzeba telefonii albo aplikacji |
| Własny CRM bez abonamentu za użytkownika | Wdrożenie i utrzymanie, bez opłaty za miejsce | Nietypowy proces i dane, które mają zostać u właściciela |
Ceny z cenników producentów sprawdzamy w dniu wyceny, bo plany i promocje się zmieniają.
Porównujemy trzy lata, bo w tym czasie plan darmowy często przestaje wystarczać albo zespół rośnie. Koszt liczymy jako licencję, wdrożenie i godziny utrzymania. Sam abonament miesięczny pokazuje najmniej, a najwięcej kosztuje ręczne pilnowanie kontaktów, którego nie widać na fakturze.
Skąd przychodzą kontakty, kto je prowadzi, gdzie dziś są notatki i co się gubi między osobami.
Minuty na kontakt, zalecany system, koszt 3 lat i stała cena wdrożenia.
Karty, zadania, lejek i import działają z zespołem na bieżących kontaktach.
Sprawdzamy minuty na kontakt i liczbę kontaktów bez zadania z terminem, porównując je z celem z umowy.
1
Mierzymy dziś minuty pracy na kontakt i liczbę kontaktów bez zadania przez dwa tygodnie. Cel wpisujemy do umowy, na przykład 3 minuty na kontakt zamiast 10.
2
Konfigurujemy karty, zadania, lejek i przypomnienia. Przez 30 dni od uruchomienia poprawiamy je bez dopłat.
3
Po 30 dniach porównujemy minuty na kontakt z celem z umowy. Jeśli cel nie został osiągnięty, zwracamy 100% inwestycji, czyli całą kwotę za wdrożenie.
Każda osoba to konto i uprawnienia. Więcej kontaktów oznacza więcej importu i więcej danych do uporządkowania na starcie.
Czystość arkusza wpływa na czas importu. Duplikaty i puste pola wymagają ręcznej pracy, zanim system zacznie działać.
Połączenie z telefonem, pocztą lub programem fakturującym to osobny zakres, który wpływa na cenę.
Wdrożenie ma widełki od kilkuset złotych do kilkudziesięciu tysięcy złotych, najczęściej od 2 000 do 14 000 zł. Dokładną kwotę poznasz przed startem, na Mapie Oszczędności. Nie rośnie w trakcie wdrożenia. Licencję systemu liczymy osobno, w ramach kosztu 3 lat.
Przy 300 kontaktach miesięcznie oszczędność czasu wynosi 28 140 zł rocznie. Wdrożenie w widełkach od 2 000 do 14 000 zł zwraca się w czasie od około 0,9 do około 6 miesięcy.
Mapa jest bezpłatna i zostaje u Ciebie, nawet jeśli nie zdecydujesz się na wdrożenie.
Zależy od liczby osób pracujących z kontaktami i od tego, czy potrzebujesz telefonii. Dla dwóch osób plan darmowy gotowego systemu może wystarczyć. Wybór robimy na Mapie Oszczędności, po opisie procesu.
Licencja gotowego systemu to osobny koszt. Na przykład plan darmowy Bitrix24 jest dla 1 do 2 użytkowników, a plan Basic dla 5 użytkowników kosztuje 199 zł miesięcznie przy rozliczeniu rocznym. Wdrożenie ma stałą cenę po Mapie, najczęściej od 2 000 do 14 000 zł.
Najtańszy nie zawsze jest najlepszy. Liczy się to, czy zespół zacznie z niego korzystać w pierwszym tygodniu. Porównujemy koszt 3 lat, łącznie z ceną miesięczną.
Arkusz przechowuje dane, a CRM pilnuje, co dalej: zadania, terminy i historia rozmów przy kontakcie. Dla małej firmy to różnica między pamiętaniem a przypomnieniem.
Potrzebuje, gdy kontakty gubią się między osobami albo klient czeka na odpowiedź dłużej niż dzień. Pierwszym krokiem jest lista kontaktów i zadań.
Tak, w kilka dni, jeśli karta kontaktu jest prosta. Szkolimy na Twoich kontaktach, a pierwszy tydzień pracy sprawdzamy razem.
Administratorem danych jest Twoja firma. Umowę powierzenia ustalamy przed startem, a dane zostają w systemie, który wskażesz.
Gotowy CRM albo własny system bez abonamentu za użytkownika, z ofertami i przypomnieniami.
Oferty, rabaty i follow-upy dla zespołu handlowców.
Zapytania z portali, oglądania i identyfikacja klienta w jednym miejscu.
Podaj, ile osób pracuje z klientami i ile kontaktów miesięcznie. Odezwiemy się w ciągu 24 godzin. Mapę Oszczędności dostaniesz na piśmie w 3 dni robocze.