Przechowywanie danych5 latPośrednik w obrocie nieruchomościami przechowuje dane z identyfikacji klienta i dowody transakcji przez 5 lat od zakończenia współpracy albo transakcji. CRM musi więc pilnować terminu i zapisywać rozmowę.
CRM dla biura nieruchomości
Zapytania z portali, formularzy i telefonu przychodzą w tym samym dniu, a pierwszy kontakt się spóźnia. CRM dla biura nieruchomości zbiera je w karcie klienta i dopasowuje oferty. Cel zapisujemy w umowie, a jeśli go nie osiągniemy w 30 dni, zwracamy 100% inwestycji.
2 000 000+ €oszczędności dla firm SMB i enterprise
- Cel zapisany w umowie
- Stała cena znana przed startem
Pracujemy w programach, które znasz:
Ile czasu zabiera obsługa jednego zapytania z portalu
Liczymy minuty na jedno zapytanie: odczyt i przepisanie do arkusza, szukanie pasujących ofert, odpowiedź, umówienie oglądania i wpis po rozmowie. Założenia są jawne, a na Mapie Oszczędności zastąpimy je liczbami Twojego biura.
Dane branżoweŹródło w tekście
Typ transakcji10 000 euromiesięczny czynsz, poniżej którego pośrednictwo w najmie jest wyłączone z obowiązków instytucji obowiązanej. Przy wyższym czynszu i przy sprzedaży obowiązki się pojawiają, więc CRM musi rozróżniać typ transakcji.
CRM w firmach24,32%firm zatrudniających 10 osób lub więcej używało w 2025 r. oprogramowania CRM. Pozostałe firmy z tej grupy nie korzystają z CRM w rozumieniu badania.
Źródło: Eurostat, isoc_eb_iip, wskaźnik E_CRM1, Polska, 10 osób lub więcej, 2025 r.
Trzy scenariuszeZł rocznie przy 67 zł za h
| Biuro | Zapytań / mies. | Ręcznie, h / rok | Zostaje, h / rok | Oszczędność / rok |
|---|---|---|---|---|
| Biuro z 3 agentami | 150 | 450 | 120 | 22 110 zł |
| Biuro z 6 agentami | 300 | 900 | 240 | 44 220 zł |
| Biuro z 12 agentami | 600 | 1 800 | 480 | 88 440 zł |
Założenia: 15 minut na zapytanie (odczyt i przepisanie, szukanie ofert, odpowiedź, umówienie oglądania, wpis po rozmowie). Zostaje 4 minuty na rozmowę i decyzję agenta. To założenia do sprawdzenia na Mapie Oszczędności.
Skąd stawka: według GUS przeciętne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw we wrześniu 2026 r. wyniosło 9 266,48 zł. Po doliczeniu kosztów pracodawcy i podzieleniu przez 167,3 godziny w miesiącu wychodzi 67 zł za godzinę. Tę stawkę przyjmujemy we wszystkich wyliczeniach na stronie. Źródło: GUS: Sytuacja społeczno-gospodarcza kraju, wynagrodzenia (23.10.2026).
Co obejmuje CRM dla biura nieruchomości
Sześć miejsc, w których zapytanie stygnie, zanim agent je otworzy.
Zapytania z portali i formularzy
Zapytanie trafia do karty kontaktu z nieruchomością, źródłem i agentem, bez przepisywania z maila.
Dopasowanie ofert
Kryteria klienta (lokalizacja, metraż, budżet) tworzą listę pasujących ofert. Agent wybiera, co wysłać.
Umawianie oglądań
Terminy w kalendarzu agenta, potwierdzenie do klienta i przypomnienie przed spotkaniem.
Notatki po oglądaniu
Ocena klienta i następny krok z terminem zapisują się przy sprawie, zanim agent wyjdzie z mieszkania.
Identyfikacja klienta
Dane identyfikacyjne i dowody transakcji przypisane do sprawy, z terminem przechowywania liczonym od zakończenia współpracy.
Umowy pośrednictwa do podpisu
Umowa z oferty trafia do podpisu elektronicznego, a status wraca do karty klienta.
Od zapytania do podpisanej umowy
W biurze nieruchomości sprzedaje się czas reakcji i dopasowanie oferty. Zapytanie z portalu, które dostało odpowiedź w ciągu godziny, ma inne szanse niż to, które czekało do rana w skrzynce agenta. Dlatego najpierw pilnujemy pierwszego kontaktu, a dopiero potem całej reszty.
Krok po krokuOd zapytania do umowy
- 1
Zapytanie wpływa
Portal, formularz albo telefon tworzy kartę kontaktu z nieruchomością i źródłem. Agent przypisuje się według regionu albo zespołu.
- 2
Dopasowanie
System proponuje oferty pasujące do kryteriów klienta. Agent wybiera, co wysłać, i zapisuje powód.
- 3
Oglądanie
Termin wchodzi do kalendarza agenta, klient dostaje potwierdzenie, a przed spotkaniem przychodzi przypomnienie.
- 4
Po oglądaniu
Notatka i ocena klienta zostają w sprawie, a następny krok ma termin. Brak kroku oznacza zadanie dla kierownika.
- 5
Umowa i identyfikacja
Przed umową dane klienta są uzupełnione i sprawdzone. Umowa z oferty idzie do podpisu, a status wraca do karty.
AML w biurze nieruchomości: identyfikacja klienta
Pośrednik w obrocie nieruchomościami jest instytucją obowiązaną z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Wyjątkiem jest pośrednictwo w najmie, gdy miesięczny czynsz jest niższy niż równowartość 10 000 euro. Zakres obowiązków ustala z Tobą doradca prawny biura. Nasza część to ustawienie CRM tak, żeby przechowywał dane i pilnował terminów zgodnie z tym zakresem.
- Identyfikacja klienta zapisana w karcie, zanim przygotujemy ofertę do podpisu.
- Dowody transakcji przypisane do sprawy.
- Termin przechowywania liczony od zakończenia współpracy i zapisany w systemie.
- Dostęp do danych wrażliwych tylko dla osób przypisanych do sprawy.
Asari CRM, portale i baza klientów
Każde źródło zapytań ma inny format i inną drogę do agenta. Poniżej zestawienie tego, co dziś przepisuje się ręcznie, i tego, co łączymy w CRM.
| Źródło | Co dziś ręcznie | Co łączymy w CRM |
|---|---|---|
| Portal ogłoszeniowy | Przepisanie zapytania do arkusza i odpowiedź z szablonu | Zapytanie do karty kontaktu z numerem oferty |
| Formularz na stronie | Mail do agenta, który trzeba przekazać dalej | Lead przypisany do agenta według regionu lub zespołu |
| Telefon | Notatka na kartce albo w telefonie | Połączenie zapisane przy kontakcie z terminem oddzwonienia |
| Oferty w arkuszu | Ręczne szukanie pasujących ofert | Dopasowanie ofert do kryteriów, decyzja agenta |
| Umowy i zlecenia | Wysyłka i podpis w różnych skrzynkach | Umowa z oferty do podpisu i status w karcie |
Połączenia z portalami zależą od tego, czy portal udostępnia zapytania w formie, którą da się odczytać. Sprawdzamy to na Mapie Oszczędności, zanim obiecamy cokolwiek w umowie.
Jak wygląda wdrożenie CRM w biurze nieruchomości
HarmonogramOd pierwszego zapytania do pomiaru
- Dzień 0
Rozmowa 30 do 60 minut
Skąd przychodzą zapytania, kto je obsługuje, na czym dziś gubi się pierwszy kontakt.
- Do 3 dni
Mapa Oszczędności na piśmie
Minuty na zapytanie, zakres połączeń z portalami, zasady identyfikacji i stała cena.
- 2 do 6 tygodni
Zapytania w karcie kontaktu
Portal i formularz działają w CRM, agenci pracują na bieżących sprawach, a kalendarz oglądań jest w systemie.
- 30 dni
Pomiar czasu do pierwszego kontaktu
Porównujemy czas od zapytania do oddzwonienia i do oglądania z celem z umowy.
Od Ciebie
- Lista portali i formularzy, z których przychodzą zapytania
- Lista agentów i regionów
- Osoba, która zatwierdza zasady identyfikacji klienta
- Dwie rozmowy po 30 minut
Po naszej stronie
- Karta kontaktu, dopasowanie ofert i kalendarz oglądań
- Zasady przechowywania danych w systemie
- Poprawki i pomiar przez 30 dni bez dopłat
Gwarancja efektu: zapisany wynik albo zwrot pieniędzy
1
Zapisujemy wynik
Mierzymy dziś czas od zapytania do pierwszego kontaktu przez dwa tygodnie. Cel wpisujemy do umowy, na przykład: zapytanie z portalu w karcie w 5 minut.
2
Wdrażamy za stałą cenę
Konfigurujemy karty, dopasowanie ofert, kalendarz i identyfikację. Przez 30 dni od uruchomienia poprawiamy je bez dopłat.
3
Mierzymy razem
Po 30 dniach porównujemy czas od zapytania do kontaktu z celem z umowy. Jeśli cel nie został osiągnięty, zwracamy 100% inwestycji, czyli całą kwotę za wdrożenie.
Ile kosztuje CRM dla biura nieruchomości
Od czego zależy cenaStała cena
- §1
Liczba agentów i regionów
Każdy agent to konto i przypisanie w kalendarzu. Podział regionów wpływa na reguły przypisywania zapytań.
- §2
Portale i formularze
Liczba źródeł i sposób, w jaki portal udostępnia zapytania, decydują o zakresie połączeń.
- §3
Identyfikacja i przechowywanie
Pola identyfikacyjne, dowody transakcji i reguły usuwania po terminie to dodatkowa konfiguracja, która wchodzi w zakres.
- §4
Zasada stałej ceny
Kwota zależy od wielkości biura i liczby połączeń. Widełki to od kilkuset złotych do kilkudziesięciu tysięcy złotych, najczęściej od 2 000 do 14 000 zł. Dokładną kwotę poznasz przed startem, na Mapie Oszczędności. Nie rośnie w trakcie wdrożenia.
Przy 300 zapytaniach miesięcznie oszczędność czasu wynosi 44 220 zł rocznie. Wdrożenie w widełkach od 2 000 do 14 000 zł zwraca się w czasie od około 0,5 do około 3,8 miesiąca.
Cenę poznasz po Mapie Oszczędności
Mapa jest bezpłatna i zostaje u Ciebie, nawet jeśli nie zdecydujesz się na wdrożenie.
Najczęstsze pytania biur nieruchomości o CRM
Ile kosztuje CRM dla biura nieruchomości?
Wdrożenie ma stałą cenę po Mapie Oszczędności: od kilkuset złotych do kilkudziesięciu tysięcy złotych, najczęściej od 2 000 do 14 000 zł, zależnie od liczby agentów i połączeń. Licencję systemu, który wybierzesz do pracy, liczymy osobno.
Czy CRM odpowie na zapytanie z portalu sam?
Może wysłać potwierdzenie i zaproponować termin oddzwonienia. Odpowiedź merytoryczną i decyzję o ofercie zostawiamy agentowi. Treść potwierdzeń ustalasz przed startem.
Jak długo przechowywać dane klientów po zakończeniu współpracy?
Dane z identyfikacji klienta i dowody transakcji przez 5 lat od zakończenia współpracy albo transakcji, zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Termin zapisujemy w systemie, a usunięcie po jego upływie idzie według ustalonej procedury.
Czy biuro nieruchomości podlega przepisom AML?
Pośrednicy w obrocie nieruchomościami są instytucjami obowiązanymi, z wyjątkiem pośrednictwa w najmie, gdy miesięczny czynsz jest mniejszy niż równowartość 10 000 euro. Zakres obowiązków ustala z Tobą doradca prawny.
Czy agenci będą musieli się czegoś nauczyć?
Pracują w karcie kontaktu i kalendarzu, a szkolenie prowadzimy na sprawach Twojego biura, nie na przykładach. Pierwsze dwa tygodnie wymagają regularnej kontroli.
Co z RODO i zgodą na marketing?
Zgody marketingowe zapisujemy przy kontakcie, z datą i źródłem. Administratorem danych jest biuro, a umowę powierzenia danych ustalamy przed startem.
Co, jeśli agenci dalej będą pisać w arkuszu?
Mierzymy liczbę zapytań bez karty w systemie. Gdy wynik jest poniżej celu, poprawiamy proces, zanim wymagamy dyscypliny od zespołu.
Powiązane usługi
Wdrożenie CRM
Gotowy CRM albo własny system z automatycznymi follow-upami i ofertami.
CRM dla małej firmy
Minimum funkcji i koszt 3 lat dla zespołu bez działu sprzedaży.
Elektroniczny obieg dokumentów
Umowy, zlecenia i akceptacje przechodzą przez biuro w jednym obiegu.
Ile zapytań miesięcznie dostaje Twoje biuro?
Podaj liczbę zapytań i źródła, z których przychodzą. Odezwiemy się w ciągu 24 godzin. Mapę Oszczędności dostaniesz na piśmie w 3 dni robocze.