Dokument jest w segregatorze albo na dysku, lecz znalezienie właściwej wersji zajmuje zespołowi czas. Digitalizacja dokumentów łączy skany, wyszukiwanie po treści i uporządkowane archiwum. Cel zapisujemy w umowie, a jeśli go nie osiągniemy w 30 dni, zwracamy 100% inwestycji.
Pracujemy w programach, które znasz:
Oszczędność liczymy na wyszukaniu dokumentu, nie na liczbie zeskanowanych stron. Sam skan nie skraca pracy, jeśli nadal trzeba otwierać kolejne foldery i pytać inne osoby o wersję.
Źródło: Ministerstwo Rodziny: Dokumentacja pracownicza (dostęp 2.11.2026)
| Skala | Wyszukiwań / mies. | Ręcznie, h / rok | Zostaje, h / rok | Oszczędność / rok |
|---|---|---|---|---|
| Mała skala | 100 | 120 | 20 | 6 700 zł |
| Średnia skala | 400 | 480 | 80 | 26 800 zł |
| Duża skala | 1200 | 1440 | 240 | 80 400 zł |
Przyjmujemy 6 minut szukania i sprawdzania wersji oraz 1 minutę po uporządkowaniu archiwum. Obejmuje to również pytania do innego działu. Jednorazowe skanowanie i opisanie archiwum wyceniamy osobno. To jawny model czasu, a nie wynik uzyskany u klienta. Miesięczne wielkości są przykładowe. W tabeli nie odliczamy kosztów usług zewnętrznych ani opieki, więc wynik nie jest zyskiem firmy.
Skąd stawka: według GUS przeciętne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw we wrześniu 2026 r. wyniosło 9 266,48 zł. Po doliczeniu kosztów pracodawcy (ok. 20,5%) i podzieleniu przez średnio 167,3 godziny w miesiącu wychodzi około 67 zł za godzinę. Tę stawkę przyjmujemy we wszystkich wyliczeniach na stronie. Źródło: GUS: Dane o wynagrodzeniach (23.10.2026).
Porządkujemy drogę od papieru do wyniku wyszukiwania. Zakres obejmuje również dokumenty, które od początku powstają elektronicznie.
Ustalamy jakość obrazu, kolejność stron i oznaczenie teczki. Nieczytelne oraz brakujące strony trafiają na listę do wyjaśnienia.
OCR zamienia obraz pisma na tekst do wyszukania. Użytkownik może otworzyć skan i porównać znaleziony fragment z oryginałem.
Dokument otrzymuje kategorię, datę i powiązanie ze sprawą. Folder nie jest jedynym sposobem odnalezienia pliku.
Osobno ustawiamy widoczność akt kadrowych, umów i dokumentów księgowych. Użytkownik otrzymuje zakres potrzebny do swojej pracy.
Każda kategoria ma regułę i zdarzenie, od którego liczymy termin. Przed usunięciem dokumentów wymagana jest zgoda uprawnionej osoby.
Sprawdzamy odtworzenie plików oraz opisów z kopii. Sama obecność kopii na dysku nie wystarcza do odbioru archiwum.
Zaczynamy od dokumentów, po które zespół sięga regularnie: umów, załączników, protokołów, korespondencji i dokumentów księgowych. Każda kategoria dostaje własne pola, aby szukanie umowy nie wymagało znajomości nazwy pliku nadanej kilka lat wcześniej.
Nie trzeba skanować całego archiwum naraz. Możemy uporządkować aktywne teczki, a starsze zasoby dołączać według ustalonej kolejności, pozostawiając informację, gdzie znajduje się papierowy oryginał.
OCR oznacza rozpoznawanie tekstu z obrazu, na przykład ze skanu umowy. Po przetworzeniu szukasz nazwiska kontrahenta albo fragmentu zapisu, a wynik prowadzi do pliku i właściwej strony.
Rozpoznany tekst jest pomocą przy szukaniu, a nie potwierdzeniem poprawności dokumentu. Dla kwot, numerów rachunków i danych przepisanych do programu przewidujemy kontrolę, ponieważ słaby skan, pieczęć lub odręczny dopisek mogą zmienić wynik odczytu.
Poniżej pokazujemy reguły dla typowych kategorii, wraz ze zdarzeniem rozpoczynającym okres. Przed migracją sprawdzamy, czy postępowanie, umowa, dotacja lub inne przepisy wymagają dłuższego zachowania konkretnej teczki.
| Kategoria | Podstawowa reguła | Od kiedy liczymy |
|---|---|---|
| Księgi rachunkowe | Co najmniej 5 lat, art. 74 ustawy o rachunkowości. | Od początku roku po roku obrotowym, którego księgi dotyczą. |
| Zatwierdzone sprawozdania roczne | Co najmniej 5 lat, art. 74 ustawy o rachunkowości. | Od początku roku po roku obrotowym, w którym sprawozdanie zatwierdzono. |
| Dokumenty do celów podatkowych | Do przedawnienia zobowiązania; zwykle 5 lat. | Od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku; bieg może zostać zmieniony. |
| Akta przy zatrudnieniu od 1.01.2019 | Okres zatrudnienia i 10 lat. | Od końca roku, w którym stosunek pracy ustał. |
| Akta przy zatrudnieniu w latach 1999 do 2018 | Zwykle 50 lat; po spełnieniu warunków i raporcie do ZUS 10 lat. | Dla 50 lat od ustania zatrudnienia; dla skrócenia od końca roku złożenia raportu. |
| Akta przy zatrudnieniu przed 1.01.1999 | 50 lat. | Od ustania stosunku pracy. |
Źródła: ustawa o rachunkowości, art. 74, Ministerstwo Finansów o przechowywaniu dokumentów oraz Ministerstwo Rodziny o dokumentacji pracowniczej. Stan weryfikacji: 2.11.2026.
Skan jest odwzorowaniem papieru, a elektroniczne archiwum potrzebuje także zasad autentyczności, integralności i dostępu. Nie zakładamy, że przesłanie pliku do folderu pozwala zniszczyć oryginał lub zastępuje wszystkie wymagania dla dokumentacji pracowniczej.
Podczas projektu zaznaczamy dokumenty, dla których potrzebna jest formalna zmiana postaci, dodatkowe podpisanie lub dalsze przechowywanie papieru. Osobę odpowiedzialną za kadry i księgowość włączamy do odbioru reguł, zanim archiwum zacznie wykonywać działania na dokumentach.
Metadane to opis pliku: data, rodzaj, kontrahent, numer sprawy i osoba odpowiedzialna. Ustalamy prosty słownik kategorii i pola obowiązkowe, żeby dwie osoby nie opisały tej samej umowy na dwa różne sposoby.
Archiwum może wskazywać powiązany rekord w CRM, czyli programie do prowadzenia kontaktów z klientem. Gdy potrzebujesz również akceptacji i zadań, następnym krokiem jest Elektroniczny obieg dokumentów, który prowadzi dokument przez kolejne osoby.
Nie odrywamy pliku od jego numeru w programie księgowym. Zapisujemy powiązanie z kontrahentem i dokumentem, a przed importem sprawdzamy duplikaty, aby ten sam rachunek nie powstał drugi raz po ponownym zeskanowaniu.
Jeśli głównym celem jest odczyt danych z faktur i ich przekazanie do księgowości, zakres opisuje Automatyzacja faktur. Dokumenty pobierane elektronicznie z systemu źródłowego zachowujemy w ich pierwotnej postaci zamiast drukować i skanować je ponownie.
Próbka odbiorowa zawiera również trudne dokumenty: krzywe skany, załączniki, powtórzone strony i różne wersje umowy. Sprawdzamy, czy wynik wyszukiwania prowadzi do właściwego pliku, a użytkownik bez uprawnień nie otrzymuje dostępu do jego treści.
Osobno wykonujemy próbę odtworzenia po utracie pliku i sprawdzamy, czy zachowały się opisy oraz uprawnienia. Instrukcja przekazania obejmuje codzienny import, obsługę braków i osobę, która zatwierdza zmiany kategorii dokumentów.
Na pierwszą rozmowę wystarczą przykładowe teczki, lista użytkowników i opis kilku ostatnich wyszukiwań. Najpierw mierzymy czas dotarcia do dokumentu, a potem wybieramy kategorię, na której można sprawdzić efekt bez przenoszenia wszystkich zasobów jednocześnie.
Łączenie archiwum z istniejącymi programami obejmuje Integracja systemów. Nie publikujemy dokumentów w ogólnodostępnej wyszukiwarce; określamy lokalizację danych, osoby z dostępem i sposób odebrania uprawnień po zmianie stanowiska.
Pokazujesz reprezentatywne dokumenty, aktualne foldery i osoby, które po nie sięgają. Mierzymy pracę na konkretnej próbce.
Otrzymujesz kategorie, pola, zasady dostępu i zakres migracji. Wskazujemy, które decyzje dotyczą oryginałów oraz przechowywania.
Uruchamiamy wyszukiwanie dla wybranej kategorii. Dopiero po sprawdzeniu wyników przenosimy pozostałe teczki z ustalonego zakresu.
Porównujemy czas szukania, liczbę brakujących dokumentów i poprawność uprawnień z uzgodnionym celem.
1
Mierzymy czas wyszukania dokumentu i uzgadniamy zakres archiwum, na którym potwierdzimy poprawę. Cel wpisujemy do umowy i porównujemy z pomiarem sprzed uruchomienia.
2
Budujemy połączenia, mapę danych i monitoring. Przez 30 dni od uruchomienia poprawiamy je bez dopłat.
3
Po 30 dniach porównujemy liczbę rekordów bez ręki z logiem i z celem z umowy. Jeśli cel nie został osiągnięty, zwracamy 100% inwestycji, czyli całą kwotę za wdrożenie.
Wpływ mają liczba stron, rozpięcie teczek, jakość skanów i uzupełnienie braków. Inaczej wyceniamy gotowe pliki, a inaczej przygotowanie papieru.
Zakres pól, kategorie i rodzaje dokumentów decydują o pracy nad opisem. Dostęp kadrowy wymaga odrębnego sprawdzenia uprawnień.
Oddzielnie opisujemy przeniesienie plików, połączenia z programami i próbę odtworzenia. Dzięki temu znasz koszt przed uruchomieniem archiwum.
Projekty są szyte na miarę, najczęściej 2 000 do 14 000 zł, zależnie od wielkości firmy i liczby powiązań z innymi systemami. Stałą cenę poznajesz po bezpłatnej Mapie Oszczędności, przed podpisaniem umowy. Zakres oraz warunki odbioru opisujemy na piśmie.
W najmniejszym modelu odzyskujesz 100 godzin rocznie o wartości 6 700 zł. To punkt odniesienia do rozmowy, a pełny budżet obejmuje także przygotowanie papieru, przechowywanie i kopie.
Mapa jest bezpłatna i zostaje u Ciebie. Koszty licencji, infrastruktury i dalszej opieki wskazujemy oddzielnie, żeby można było policzyć pełny budżet.
Obejmuje przygotowanie skanów, rozpoznanie tekstu oraz opisanie plików w archiwum. Użytkownik szuka po treści lub metadanych i otwiera właściwy dokument z zachowaniem uprawnień.
Nie przyjmujemy takiej zasady dla całego archiwum. Trzeba ustalić rodzaj dokumentu, wymagania dotyczące postaci i ewentualną procedurę jej zmiany, a następnie zatwierdzić decyzję dla danej kategorii.
Terminy i początek ich liczenia zależą od kategorii, co pokazuje tabela na stronie. Dla dokumentacji podatkowej trzeba uwzględnić przedawnienie, a dla pracowniczej datę zatrudnienia i ewentualny raport do ZUS.
Możliwości zależą od wybranego narzędzia i jakości dokumentu. Sprawdzamy Twoją próbkę, wskazujemy błędy odczytu i ustalamy, które dane człowiek musi potwierdzić.
Dostęp ustawiamy według kategorii i ról, a nie według jednej wspólnej listy użytkowników. Testujemy również wyszukiwarkę, aby nie ujawniała fragmentów plików osobie bez dostępu.
Tak, po sprawdzeniu struktury, uprawnień i jakości opisów. Podczas próbnego importu porównujemy liczbę plików, wykrywamy duplikaty i zapisujemy błędy do uzupełnienia.
Projekty są szyte na miarę, najczęściej 2 000 do 14 000 zł, zależnie od wielkości firmy i liczby powiązań z innymi systemami. Stałą cenę podajemy po bezpłatnej Mapie Oszczędności, z osobnym wskazaniem skanowania, migracji i kosztów dalszego przechowywania.
Zadania i akceptacja prowadzą dokument między osobami.
Dane z dokumentów trafiają do procesu księgowego.
Archiwum łączy się z programami używanymi w firmie.
Opisz swój proces, liczbę spraw w miesiącu i programy, których używa zespół. Odezwiemy się w ciągu 24 godzin. Mapę Oszczędności dostaniesz na piśmie w 3 dni robocze.